Organizacija i održavanje sastanaka. odluke o pitanjima u obliku numerisane liste

Važan aspekt upravljanja preduzećem je održavanje sastanaka i konferencija tokom kojih se obavlja poslovna komunikacija. Da bi sastanci i sastanci bili efikasni, preporučljivo je da njihovi lideri (predsjedavajući) poštuju sljedeće preporuke. Prije sastanka (sastanak):

1. Pripremite dnevni red odnosno spisak pitanja koja se rješavaju na sastanku (sastanku). Ova pitanja se mogu tretirati kao

uskraćivanje ranije donesenih odluka, kao i na nove probleme koji su nastali od prethodnog sastanka (sastanka).

2. Odlučite ko treba da prisustvuje sastanku i obavestite ih unapred. Na proizvodnom sastanku po pravilu su prisutni svi članovi radnog kolektiva. Na sastanak se pozivaju samo oni zaposleni koji su kompetentni za rješavanje nastalih problema.

3. Odaberite odgovarajuće mjesto i vrijeme. Pobrinite se da mjesto bude opremljeno svime što vam je potrebno. Odredite vrijeme potrebno za raspravu o ovim pitanjima. Napominjemo da idealno trajanje sastanaka (sastanaka) nije duže od sat i po. Ako sastanak mora da traje duže, dozvolite pauze.

4. Podijelite dnevni red. Dnevni red treba da bude u rukama zaposlenih nekoliko dana prije sastanka (sastanka) kako bi se mogli pripremiti za sastanak (sastanak).

5. Unaprijed odredite glavnog govornika i sugovornike.

6. Prethodno razgovarajte sa svakim učesnikom sastanka, saznajte njihov stav. To će pomoći da se predvide konfliktne situacije i planiraju njihovo rješavanje uz održavanje kohezije tima.

7. Odabir mjesta za sastanak je također važan. Soba treba biti opremljena udobnim namještajem, imati normalnu temperaturu zraka. Učesnike sastanka je najbolje smjestiti za okrugli sto, kada je svaki od njih okrenut prema drugima. Da bi se poboljšala komunikacija pred učesnicima, preporučljivo je postaviti table sa punim imenima, jasno vidljive svima prisutnima.

Tokom sastanka (sastanka):

1. Razgovarajte o dnevnom redu i, ako je potrebno, izmijeniti ga kako bi se uzele u obzir nove okolnosti koje su se nedavno pojavile.

2. Vodite računa o vremenu kako bi se pravila poštovala, budući da je rasprava koja se odvija može prekinuti.

3. Pratiti slobodu izražavanja mišljenja učesnika skupa, bez obzira na njihov službeni položaj. Neophodno je taktično obuzdati energiju onih koji su po svojoj prirodi navikli da poseduju inicijativu, dajući manje aktivnim učesnicima priliku da govore ranije.

4. Tokom rasprave zauzmite neutralan stav u odnosu na iznesena mišljenja.

5. Pazite na nove sukobe i intervenirajte ako je potrebno. Ponašajte se kao posrednik da ublažite situaciju.

6. Povremeno provjeravajte da li je grupa spremna donijeti odluku. Ne smijete propustiti trenutak kada je grupa postigla dogovor i nova diskusija više ne može dodati ništa značajno.

7. Držite se pravila odlučivanja koja je razvila grupa. Ako postoje neslaganja, mora se glasati i odluka donijeti većinom glasova.

8. Pre nego što završite sastanak (sastanak), sumirajte rad. Pitajte grupu da li postoji potreba za ponovnim sastankom. Važno je da ljudi napuste sastanak (sastanak) sa jasnim razumijevanjem o tome koji bi sljedeći koraci trebali biti. Kada se sastanak završi bez donošenja ikakvih odluka, može postojati osjećaj razočaranja i razočarenja.

Nakon sastanka (sastanak):

1. Analizirajte tok posljednjeg sastanka (sastanka). Potrebno je razmotriti da li je sastanak (sastanak) ispunio svoje zadatke i da li je nakon njega ojačana kohezija grupe.

2. Pripremite i distribuirajte sažetak rezultata sastanka (sastanka). Zapisivanje detalja o tome šta je dogovoreno, koja su pitanja riješena i koje sljedeće korake treba poduzeti trebalo bi podsjetiti članove tima na posao koji moraju obaviti.

3. Popravite narušene odnose neformalnim razgovorom. Ako je tokom sastanka (sastanka) došlo do burne rasprave, vjerovatno je da su se odnosi između nekih članova grupe pogoršali i da su napustili sastanak uznemireni ili uvrijeđeni. Razgovarajte s njima i smirite ih.

4. Posmatrajte kako se članovi grupe nose sa zadacima koji su im dodijeljeni. Morate provjeriti ima li problema kada zaposleni obavljaju određene zadatke.

Tipični nedostaci održavanja sastanaka su:

Nepotrebno veliki broj sastanaka;

Nejasna tema sastanka;

Neproduktivno gubljenje vremena zbog nepotrebnih razgovora;

Neopravdano veliki broj učesnika;

Nedovoljan broj učesnika;

Nepostojanje protokola, uprkos potrebi za njim;

Nedovoljno jasno formulisanje odluka.

Što je viši položaj lidera, to više vremena ima za sastanke, pregovore, poslovne sastanke i druge oblike međuljudske komunikacije. Vrijeme menadžera se često gubi.

Sastanak je objašnjenim rečnikom definisan kao izvedenica od glagola savetovati se, odnosno dogovarati se, konsultovati se, zajednički razgovarati o nečemu sa nekim, kao „sastanak posvećen diskusiji o bilo kom pitanju, radnji, merama”, tj. obično se održava na operativnim pitanjima. Riječ "sastanak" ima sinonime - petominutni sastanak, letak, operativac, sastanak za planiranje.

Dakle, sastanak se shvata kao takva vrsta aktivnosti upravljanja kada se određen broj učesnika okupi na unapred određenom mestu u unapred određeno vreme kako bi razgovarali i doneli odluke o unapred određenim pitanjima.

Teško da postoji druga vrsta aktivnosti koja gubi toliko vremena od tolikog broja ljudi u isto vrijeme kao kada se održavaju sastanci.

Stoga sastanak treba posebno pažljivo pripremiti uz detaljnu studiju svih organizacionih i tehničkih mjera kako za njegovo organizovanje tako i za vođenje. Razlozi gubljenja vremena i novca najčešće leže jednostavno u činjenici da su mnogi sastanci loše pripremljeni i organizovani, loše vođeni i nezadovoljavajuće sumirani. Prisjetimo se pjesme V. Mayakovskog "Obrađeno".

Pogledajmo osnovne principe koji vam omogućavaju da sastanak ili sastanak učinite što efikasnijim.

Priprema za sastanak odvija se u tri faze:

1. Razvoj organizacionih pitanja.

2. Diskusija o svim pitanjima koja se razmatraju.

3. Održavanje poslovnog sastanka.

Svrha sastanka je „početak svih početaka“, jer što su konkretnije formulisani ciljevi sastanka, to je veća nada u produktivan rezultat, i obrnuto, nejasna formulacija „razgovarajte o stanju problema“ čini ne ciljajte na bilo šta konkretno. Na mnogim sastancima učesnici se nikako ne mogu složiti, jer zapravo razgovaraju o različitim stvarima.

Rad na pripremi sastanka počinje donošenjem odluke o potrebi njegovog održavanja, pitanjima koja su joj dostavljena i predloženim učesnicima, vremenu i mjestu održavanja sastanka.

Sastanak je bolje zakazati na početku ili na kraju radnog dana kako se ne bi kvario radni dan, ritam rada i da se ljudi ne bi tjerali da prelaze s jedne vrste aktivnosti na drugu. Nije potrebno održavati sastanke (sastanke) uoči vikenda, a posebno praznika, jer učesnici događaja ne bi trebali nikuda žuriti. Osim toga, morate odmah razmotriti lokaciju sastanka.

Mjesto održavanja mora biti odabrano prije sastavljanja pozivnica kako bi se tačno naznačila lokacija sastanka. Prilikom odabira sobe prije svega se uzima u obzir broj učesnika. Mora se obezbediti dovoljan broj rezervnih mesta: za mali sastanak dodatne 2-3 stolice, za velike sastanke najmanje 15-20 mesta. Osim toga, pri odabiru sobe uzmite u obzir mogućnost korištenja tehničkih sredstava.

Dnevni red je prvi dokument koji se sastavlja u pripremi za sastanak.

Prilikom sastavljanja dnevnog reda preporučuje se postavljanje prvih pitanja na kojima ima više pozvanih. Nakon razmatranja, pozvani mogu otići. Ostala pitanja su raspoređena po složenosti od složenijih i dugotrajnijih do jednostavnijih.

Na dnevnom redu se navode pitanja o kojima će se raspravljati, imena, inicijali i položaj osoba koje izvještavaju o svakom pitanju.

Spisak učesnika je drugi dokument koji treba pripremiti.

Na bilo koju vrstu sastanka treba da budu pozvani samo oni koji se ne mogu izostaviti. To su zaposleni koji su direktno pogođeni pitanjima koja se razmatraju, te donosioci odluka ili zaposleni sa posebnim znanjem ili iskustvom u rješavanju sličnih problema. Poželjno je ograničiti broj učesnika sastanka (ne više od 15 ljudi), inače proces postaje neizvodljiv.

Vrlo važna tačka u pripremi produktivnog sastanka je poziv. Ako bi sastanak trebalo da donese važnu odluku, vođa ne treba da poziva učesnike preko sekretarice telefonom. U tom slučaju, poziv se mora poslati svim učesnicima u pisanoj formi. U pozivu se navodi datum, dnevni red, govornici, a može se navesti i lista pozvanih.

Ovo omogućava pozvanima da razmisle o stanju problematične situacije, daje mogućnost da razviju stav i prikupe činjenice koje opravdavaju svoju odluku, određuje trajanje sastanka itd.

Dakle, imajući dnevni red, listu učesnika, znajući mjesto i vrijeme sastanka, počinju da obavještavaju učesnike. Obavještavanje učesnika sastanka treba obaviti unaprijed kako bi mogli planirati svoj radni dan.

Obavještenje se može izvršiti na dva načina: pismeno (pozivom) ili usmeno (telefonom).

Najvažnije mjesto u pripremi sastanka je priprema nacrta odluke o pitanju o kojem se raspravlja ili nacrta završnih dokumenata. Sastanak se održava radi donošenja ovih odluka i usvajanja završnih dokumenata. Prisutnost projekata vam omogućava da dublje uđete u dokumente, napravite izmjene i brzo razgovarate o njima. Od osoblja koje priprema pitanje potrebno je zahtijevati nacrte odluka i organizovati njihovo izvršenje.

Svi dokumenti predloženi za sastanak moraju se prikupiti najmanje 48 sati unaprijed, kopirati i distribuirati 24 sata prije sastanka.

Prilikom pripreme sastanka potrebno je saznati koji su finansijski troškovi potrebni za njegovo održavanje: iznajmljivanje sobe i prostorija za demonstraciju, kupovina kancelarijskog materijala, cvijeća, vode, organiziranje pauze za kafu i sl. Reprodukcija informativnog materijala za učesnike sastanka također može biti značajan stavka troškova.

U pripremnoj fazi utvrđuje se ukupan obim posla tokom održavanja sastanka i po potrebi se daje prijedlog za formiranje radne grupe za pripremu sastanka. Potrebno je pažljivo razmotriti sastav grupe, ko od zaposlenih treba da obavlja koji posao, u koje vreme će svako od njih biti uključen u opsluživanje sastanka. Prilikom organizovanja velikih sastanaka sa velikim brojem učesnika, pitanje organizovanja sastanka treba da se reši po nalogu uprave.

Pripremna faza uključuje i brigu o transportnoj podršci učesnika.

Pripremna faza se završava pripremom prostorija za sastanak i tehničkom opremom.

Najbolje mjesto za sastanak je posebno opremljena prostorija sa okruglim stolom, zidnim satom, bez telefona i selektora (poželjno je u susjednoj prostoriji imati telefon i selektor kako biste mogli izaći i dobiti pomoć ili pozovite potrebnog stručnjaka bez ometanja drugih). Sala za sastanke mora biti dobro provetrena.

Nije nimalo ravnodušno kojim redosledom sjede učesnici sastanka. Redoslijed sjedenja, počevši od 6 učesnika, treba utvrditi pomoću posebnih kartica prije pojavljivanja učesnika sastanka. Predstavnici konkurentskih grupa ne bi trebali sjediti jedni naspram drugih, inače će se svaka ivica stola pretvoriti u rov, a sukobi će nastati sami. Ljudi kojima se ne sviđaju sjede što je moguće dalje.

Vođa treba da sedi u sredini. Poželjno je da bude u stanju da pogleda u oči najvećem broju učesnika sastanka.

Sastanak mora početi na vrijeme. Nemojte kažnjavati one koji su stigli na vrijeme tako što ćete ih tjerati da čekaju zakašnjele. Vođa koji čeka jednog učesnika na prvom sastanku čekaće sve na drugom.

Predsjedavajući bi trebao biti vrlo jasan u vezi sa svrhom sastanka. Započnite sastanak pozitivno. Problem koji se rješava mora biti predstavljen na zanimljiv, figurativan i entuzijastičan način. Otvaranje sastanka ne bi trebalo da traje duže od dva minuta.

Učesnici skupa govore po redosledu poziva poimence. Samo jedna osoba uvek treba da govori. Previše pričati je jednako nepristojno kao i stalno ćutati. Izleti u prošlost i odstupanja od teme koje pojedini učesnici dopuštaju trebali bi biti netolerantni. Sastanak treba dosljedno, korak po korak, pristupiti rješavanju postavljenog problema.

Ne možete komentirati riječi podređenog koji govori na podijumu, prekidati ga tokom govora, grubo ga prekidati usred rečenice, ako se mišljenje o pitanju o kojem se raspravlja ne poklapa s mišljenjem vođe.

Važna tačka je dokumentacija sastanka, odnosno snimanje procesa razmatranja pitanja na dnevnom redu. Tokom sastanka i nakon njega potrebno je prikupiti tekstove govora koji nisu dostavljeni unaprijed. Tok sastanka može biti transkribovan, fonogram, video zapis, zapisnik.

Najbolja opcija za operativne sastanke je njihovo snimanje. Evidenciju vodi sekretar ili posebno određeno lice. Kvalitet snimanja govora zavisi od njegove kvalifikacije, sposobnosti da pronikne i shvati suštinu pitanja o kojima se raspravlja. Stoga je imenovanje osobe koja će voditi zapisnik kritičan dio pripreme sastanka. Protokol se vodi, po pravilu, kratko i sažeto.

Glavni dio teksta protokola izgrađen je u odjeljcima koji odgovaraju tačkama dnevnog reda. Svaka stavka može imati sljedeće dijelove:

SLUŠAO

IZVOĐENO

ODLUČIO (ODLUČIO)

Završni dio odjeljka o svakoj tački dnevnog reda je zapis o donesenoj odluci o pitanju o kojem se raspravlja. Protokol sadrži spisak lica odgovornih za sprovođenje donesenih odluka, kao i lica koja se moraju upoznati sa protokolom.

Rezultat koji je postignut na sastanku treba formulisati kratko i definitivno.

Potrebno je odmah utvrditi koji koraci treba da slijede nakon odluke, ko ima koje odgovornosti, ko je odgovoran za provođenje odluke, ko kontroliše njeno provođenje.

§jedan. Sastanak kao vid organizacije poslovne komunikacije grupe

Poslovni sastanak (sastanak)- usmena komunikativna interakcija grupe ljudi (kolektiv). Ova vrsta komunikacije kombinuje različite žanrove: govornički monolog (uvodne i završne reči domaćina, govori učesnika, izveštaj), razgovor (razmena informacija, promocija i diskusija ideja tokom brainstorminga), diskusija.

Efikasnost sastanka u velikoj meri zavisi od talenta organizatora - od njegovih govornih veština i menadžerskih sposobnosti. Često sastanak vodi sam vođa.

Razlikuju se sljedeći glavni zadaci poslovnih sastanaka:

1) Saznati, analizirati stanje stvari (kako se realizuje planirano, šta se dešava u timu...); razmjenjivati ​​informacije o temi o kojoj se raspravlja, koordinirati napore i donositi organizacione zaključke. Ovi zadaci odgovaraju tipu prikupljanja informacija.

2) Informisati tim o traganju za rešavanjem problema, o novim iskustvima i mogućnostima njegovog sprovođenja, da ubedi zaposlene u ispravnost ekonomske politike koja se vodi. Za rješavanje ovih problema predviđen je eksplanatorni sastanak, odnosno sastanak - brifing.

3) Pronađite kolektivno rješenje problema, proizvodite, prikupljajte ideje. Ovo je vrsta sastanka - problematična, ili "brainstorming".

4) Odaberite i donosite konstruktivne odluke. To je zadatak sastanka - donosioca odluka.

5) Da učesnicima daju potrebna znanja, unaprede njihove veštine. Ovaj tip se naziva konferencija ili trening sastanak.

Ukoliko je lider zainteresovan za stalni kontakt sa timom, organizuje redovne sastanke. Prema učestalosti sastanka, može biti i jednokratan i periodičan.

§2. Faze pripreme i održavanja sastanka

Sastanak je grupna komunikacija kojom se upravlja, organizira. Njegov uspjeh 90% zavisi od pripreme, promišljanja strukturnih elemenata komunikativne faze i naknadne procjene i samoprocjene.

Predkomunikacijska faza	Faza komunikacije	postkomunikacijski
1. Utvrditi potrebu za sastankom.	1. Uvodne napomene predsjedavajućeg.	Analiza montaže.
2.Formuliranje teme i cilja.	2. Diskusija o problemu (poruke, razgovor ili diskusija).
3. Izrada dnevnog reda, nacrta odluka.	3. Donošenje odluka (opciono).
4. Identifikacija i priprema učesnika.	4. Završni monolog predsjedavajućeg.
5. Određivanje vremena i mjesta sastanka.

Priprema za sastanak počinje utvrđivanjem njegove potrebe. Preporučljivo je koristiti ovu složenu vrstu posla ako nema alternativa, kao što je, na primjer, razgovor, odluka višeg rukovodstva, povezivanje sa drugim sastancima. Nakon odluke da se organizuje proces kolektivne rasprave, razjašnjavaju se njegova tema i svrha. Isticanjem i grupisanjem pitanja izrađuje se dnevni red. Birajući redoslijed razmatranja pitanja, polazite od psiholoških osnova. Najteže stvari koje zahtijevaju opširnu diskusiju i razradu najbolje se postavljaju u drugu trećinu sastanka, kada fizički i mentalni učinak grupe dostiže vrhunac. Najprije se mogu riješiti aktuelna ili hitna pitanja koja ne zahtijevaju mnogo vremena, a na kraju se mogu ostaviti najjednostavnije ili najzanimljivije stvari.

Uopšteno govoreći, potrebno je pripremiti, možda i sazivanjem komisije u tu svrhu, nacrt odluke. Često se sastoji od „upitnika“, za svaku stavku na koji će učesnici dati konkretne odgovore tokom sastanka.

Sljedeći korak je određivanje kvantitativnog i kvalitativnog sastava publike i priprema učesnika.

Nije potrebno na svaki sastanak pozivati ​​načelnike svih odjela. Obično su uključeni oni službenici koji su najkompetentniji za problem o kojem se raspravlja. Potrebno je utvrditi da li sagovornici predstavljaju širok spektar mišljenja ili čine kohezivnu grupu sa istim stavovima. Po broju učesnika sastanci mogu biti uži (do 5 osoba), prošireni (do 20 osoba) i reprezentativni (preko 20 osoba). Male grupe su kohezivne, visoko produktivne, ali je u njima teško započeti razgovor, postoji rizik od donošenja nepouzdanih odluka. Veliki, po pravilu, donose promišljene odluke zasnovane na više gledišta, ali je u njima teško doći do konsenzusa, potrebna je pojačana kontrola, postoji opasnost od nastanka grupa, pritisak na " saboteri“. Idealan broj učesnika za interni poslovni sastanak je od 6 do 9. Svi zaposleni moraju biti unaprijed upoznati sa temom, svrhom, dnevnim redom i potrebnim materijalima i dokumentima.

Najbolje vrijeme za održavanje sastanka, prema istraživanju ergonomije, je kasno ujutro (11 sati u srijedu ili četvrtak). Određen dan u sedmici je određen za redovne sastanke.

Mjesto održavanja, po pravilu, je kancelarija šefa organizacije. Međutim, bolje je sazivati ​​sastanke u posebno opremljenoj prostoriji. Mora imati dobru akustiku, zvučnu izolaciju, ventilaciju, normalnu temperaturu zraka (+ 19°C), udoban namještaj za rad. Najoptimalniji raspored učesnika je na udaljenosti jedne od drugih za trapezoidnim stolom.

Poželjno trajanje zajedničke mentalne aktivnosti velikog broja ljudi je 40-45 minuta. Ako okolnosti slučaja zahtijevaju više vremena, onda se nakon 40 minuta najavljuje desetominutna pauza. Pravila se utvrđuju na samom početku sastanka. Uobičajeno, uvodno i završno obraćanje domaćina, kao i svi govori, zakazuju se za 10 minuta. U uvodnom govoru potrebno je jasno i krajnje konkretno, ukratko izložiti probleme o kojima se razgovaralo i još jednom skrenuti pažnju prisutnima na krajnji cilj sastanka. Da bi se stvorio podsticaj za diskusiju, može se naglasiti praktični značaj pitanja i postaviti niz specifičnih zadataka za publiku. Jedan od najvažnijih uslova za predsjedavajućeg skupa je da od samog početka ne nameće svoj stav ostalim učesnicima. Ova pozicija daje posebnu težinu riječima menadžera, a oni zaposleni koji imaju suprotne stavove možda se jednostavno neće usuditi da ih iznesu kako ne bi bili u suprotnosti sa autoritetima. Moramo pokušati zauzeti neutralan stav, izraziti svoje mišljenje od trećeg lica ili ga formulirati kao pitanje. Najozbiljniji sastanak prikladno je započeti neočekivano zanimljivom opaskom, pa čak i šalom. Veoma je efikasno ako se fraza, misao koja otvara sastanak, koristi na njegovom završetku. Obraćajući se, voditelj poziva učesnike njihovim imenom - patronimom, ako je moguće, naglašava njihovo iskustvo i stručnost u relevantnom pitanju. Predsjedavajući treba biti izuzetno pažljiv ne samo na suštinu govora, već i na to kako se svaki od njih uklapa u cjelokupnu strukturu, kako radi na postizanju ciljanog cilja; vodi li u stranu. Organizator se pridržava pravila, tokom i nakon razmatranja svakog problema ukratko sumira nastupe. Time se postiže uvjerenje da svi prisutni jasno razumiju o čemu se radi, da je u toku diskusije napravljen određeni napredak. Ako govornik izađe iz okvira pitanja, zaustavite ga diplomatski. Kritička ocjena prijedloga se daje ili odmah nakon govora, ili, ako se koristi metoda brainstorminga, nakon što su sve ideje izražene.

Sljedeća moguća faza sastanka je donošenje odluka. Unaprijed pripremljen nacrt odluke se čita, a učesnici sastanka sami prilagođavaju, usvajaju ga na osnovu rezultata glasanja. Nakon donošenja odluke određuju se lica koja vrše njeno izvršenje i kontrolu.

Domaćin na kraju sastanka može pozvati sve da sprovedu te planove, programe, da ostvare ciljeve koje su na kraju postigli; ukratko rezimirati diskusiju; pohvaliti najuspješnije ideje, poslovne performanse; hvala svima na produktivnom radu.

Engleski istraživač skupova Elan Barker s pravom vjeruje da stalna analiza tekućih kolektivnih diskusija vodi do profita. Procjena bi trebala biti objektivna, formulirana od strane cijele grupe na posebnom sastanku, van sastanka. Možete zamoliti učesnike da popune upitnik koristeći takozvanu kliznu skalu za odgovore: (ne) 1 2 3 4 5 6 (Da):

Da li je sastanak bio neophodan?

Je li njegova svrha jasna?

Da li je odgovaralo svrsi?

Da li se slažete da su trajanje i tajming bili zgodni?

Jeste li bili zadovoljni lokacijom?

Da li ste na vrijeme dobili dnevni red i dokumente?

Da li su sve tačke dnevnog reda postavljene?

Da li su prisutni bili kompetentni?

Da li je predsjedavajući vršio odgovarajuću kontrolu?

Da li ste zadovoljni procesom donošenja odluka?

Analiza skupa može se izvršiti efikasnije ako je uključen nezavisni stručnjak. Moći će nepristrasno procijeniti šta ide dobro, a šta treba promijeniti.

Menadžer početnik može samostalno analizirati kolektivnu komunikaciju prema shemi:

1. Koja je vrsta sastanka u zavisnosti od svrhe?

2. Da li su tema i podteme (dnevni red) dobro formulisane?

3. Kada je planirano razmatranje najtežeg pitanja?

4. Da li su mjesto, vrijeme, broj i sastav učesnika odgovarajući?

5. Šta domaćin kaže u svom uvodnom govoru?

6. Koji propis se donosi?

7. Koje su organizacione govorne radnje vođe tokom dijaloga?

8. Da li svi prisutni učestvuju u diskusiji?

9. Koje su odluke donesene?

10.Kako je domaćin završio sastanak?

11. Da li je protokol ispravno sastavljen?

Sastanak je način kolektivne razmjene poslovnih informacija uz donošenje (donošenje) konkretnih odluka. Sastanak obično organizuje menadžment kako bi informisao radnu snagu.

Vođenje sastanaka, konferencija. Sukobi u sastancima

Općeprihvaćeni načini komunikacije sa podređenima, a ujedno i oblici organizacije rada menadžera su proizvodni sastanci i sastanci.

Sastanci i konferencije su način za kolektivnu razmjenu poslovnih informacija pod vodstvom šefa uz donošenje konkretnih odluka.

Prema ciljevima razlikuju se sljedeće vrste sastanaka i sastanaka:

Uvodni (prezentacija novih projekata, usavršavanje);

Informativni (generalizacija informacija, proučavanje gledišta);

objašnjavajuće (uvjeravanje zaposlenika u nešto);

Problematično (kolektivno traženje rješenja problema);

poučan (skretanje pažnje na potrebne informacije i objašnjavanje toka akcije);

Operativni („RAM“) (pribavljanje aktuelnih informacija o stanju stvari i identifikovanje „uskih grla“);

Planiranje sastanka (postavljanje zadataka i planova za naredni kratak vremenski period)

Koordinacija (osiguranje interakcije

divizije);

Završno (sumiranje rezultata za određeni vremenski period ili proizvodni ciklus);

Svečana (svečano sumiranje,

važni datumi ili događaji za preduzeće, nagrađivanje najboljih zaposlenih);

„Sastanak radnog kolektiva“ (za sve ostale

sastanci okupljaju i radni tim, ali ovaj naziv naglašava da se na sastanku razgovara o nekim važnim pitanjima, više za radni tim nego za menadžment, pitanja - uslovi rada, pripreme za

praznici, neke druge neformalne teme koje nisu direktno vezane za proizvodnju; iz iste serije - Sindikalni sastanak).

Termini "sastanak" i "sastanak" se često uzimaju kao sinonimi. Međutim, strogo govoreći, skupština i sastanak se razlikuju i po svrsi i po načinu na koji se vode.

potrebne specijaliste i sasluša njihovo mišljenje (organizira raspravu) za donošenje odluka. Obično se održavaju sastanci uz učešće načelnika, šefova odjela, vodećih stručnjaka – odnosno onih čije je mišljenje značajno i može uticati na usvajanje

Dakle, zadatak sastanka je da informiše radni kolektiv, zadatak sastanka je da razvije zajednički

rješenje u užem krugu onih koji su uključeni u problem

specijaliste. Razliku između ovih formata poslovne komunikacije lako je razumjeti analizom etimologije

(podrijetlo) njihovih imena: okupljaju se na sastanku za

u bilo koju svrhu, okupljaju se na sastanku da se posavjetuju. Svaki sastanak je sastanak, ali nije svaki sastanak sastanak. Sastanak obično ima uži format, pa ćemo u nastavku pogledati osnovne principe organizacije i vođenja sastanka kako bismo pokrili širi spektar aspekata.

Priprema za sastanak počinje postavljanjem cilja, definisanjem teme, dnevnog reda i sastava učesnika.

Efikasnost sastanka je u velikoj mjeri određena

vrijeme i mjesto njenog održavanja, kao i sastav njenog

učesnika. Na sastanak treba pozvati minimalan broj ljudi - samo one bez kojih neće biti efikasan. (Ponekad ima smisla otpustiti one radnike čije prisustvo više nije neophodno prije nego što se sastanak završi.)

Ključ uspješnog sastanka je dobro organiziran dnevni red. Obično se unaprijed donosi učesnicima sastanka kako bi oni već znali o kojim pitanjima će se raspravljati na sastanku i mogu se pripremiti. U svakom slučaju, dnevni red se mora objaviti na samom početku sastanka.

Dnevni red se često izvodi kao poseban dokument. Ovaj dokument je takođe

najava sastanka i naredba kojom se nalaže održavanje sastanka na tu i tu temu

ovakva pitanja i takvi i takvi učesnici. Stoga je logično objaviti ga na tabli naredbi.

Dnevni red sastanka mora da sadrži:

naziv (predmet) sastanka;

informacije o mjestu, vremenu i trajanju sastanka; .

informacije o učesnicima sastanka (kome se pojaviti);

spisak pitanja za diskusiju (ako je potrebno - sa imenima govornika);

Pravila - raspodjela vremena po tačkama dnevnog reda. Ako je status sastanka beznačajan, dovoljno je naznačiti temu, vrijeme i mjesto, listu pitanja i

Neki sastanci ne zahtijevaju detaljan dnevni red. Na primjer, ponekad održati mali sastanak

dovoljno je usmeno najaviti mjesto i vrijeme, sastav učesnika i

tema. Lista pitanja o kojima će se raspravljati biće izrađena na samom sastanku.

Početak sastanka. Sastanak uvek vodi jedna osoba -

Predsjedavajući je često i sam vođa. U prvoj, početnoj fazi sastanka, predsjedavajući, prije svega, skreće pažnju na glavna proceduralna pitanja: temu i svrhu sastanka, sadržaj dnevnog reda, pravilnik.

Vodi sastanak za menadžera se uvijek dijeli na dvije paralelne linije: održavanje procedure i održavanje sadržaja.

Vodi sastanak

Oblici organizacije produktivnog rada preduzeća su sastanci i sastanci. Imaju različite svrhe i metode implementacije.

Definicija

sastanak- sastanak pravog kruga ljudi, čija je svrha razmatranje aktuelnih pitanja.

Sastanak- sastanak ljudi ujedinjenih zajedničkim aktivnostima za razgovor o aktuelnim temama i problemima.

Poređenje

Članovi

Svakom događaju prisustvuju različiti ljudi. Sastanak karakteriše uži format uz učešće, po pravilu, užeg kruga zainteresovanih lica. Među njima mogu biti, na primjer, šefovi strukturnih odjela, vodeći stručnjaci ili predstavnici različitih kompanija. Ponekad je sastanak sudski, održava se radi donošenja odluke o slučaju.

Sastanak je masovni događaj. Može prisustvovati cijelo osoblje preduzeća. Primjeri su i roditeljski ili izborni sastanci.

Predmet rasprave

Razlika između sastanka i sastanka leži u tome koje su teme pokrenute na događaju. Dakle, organizuje se sastanak radi razmatranja pitanja upravljanja proizvodnjom, prikupljanja informacija o stanju stvari i identifikovanja problematičnih područja. Ljudi za okruglim stolom se samo sastoje i tu je svačije mišljenje veoma važno, za razliku od sastanka na kojem je ponekad dovoljno samo prisustvovati da bi se dobile potrebne informacije.

Na sastancima se na dnevnom redu nalaze opštija pitanja koja su se nakupila tokom vremena i koja su važna za cjelokupnu radnu snagu. Na ovakvim sastancima ponekad se dotiču teme koje nisu direktno vezane za proizvodnju. Na primjer, možemo razgovarati o pripremi za predstojeći praznik.

Ciljevi

Priroda sastanaka je operativna. Ciljevi ovakvih sastanaka su prilagođavanje tekućih aktivnosti, unapređenje procesa rada. Sastanak se završava odlukom.

Na sastancima se često sumiraju rezultati, dodjeljuju nagrade, izvještavaju o uslovima rada i planovima za skoru budućnost. Tok sastanka i odluke koje su na njemu donesene evidentiraju se u posebnom protokolu.

Frekvencija

Hajde da analiziramo razliku između sastanka i sastanka u pogledu učestalosti njihovog održavanja. Dakle, od ove dvije vrste događaja, sastanci se češće sazivaju. Dato im je određeno vrijeme. Ali priroda takvih sastanaka može biti i neplanirana, ako je to opravdano hitnom potrebom.