Kako napisati izvod iz ličnog dosijea zaposlenog. Vođenje ličnog dosijea zaposlenog

Formiranje dosijea zaposlenih je proces koji je obavezan za gotovo sve kompanije. Prema pravilima ustanovljenim u Rusiji, svaki poslodavac mora imati neku vrstu dosijea o svakom zaposlenom. Ovaj dokument može okarakterisati podređenog od samog njegovog zaposlenja. Lični poslovi se nalaze ne samo na poslu, već i, na primjer, na fakultetu. U svakom slučaju, ovaj dokument je važan. Mora biti pravilno formiran. Ali kako to učiniti? Kada je potrebno voditi takvu dokumentaciju? Šta se može, a šta ne sme staviti u lični dosije? Razumjeti sve ovo nije tako teško kao što se čini.

Definicija lične stvari

Lični dosije zaposlenog je vrsta dokumenta u kojem se pohranjuje sva dokumentacija određenog okvira. Sastoji se od omota i posebnih dokumenata vezanih za podređenog.

Ovakva dokumentacija se pokreće od momenta prijema osoblja u radni odnos. I to treba provoditi do otpuštanja radnika. Zatim se predmet prenosi u arhivu za skladištenje. Ovaj dokument se ne može uništiti u određenom vremenskom periodu.

Formiranje predmeta je daleko od najobaveznijeg procesa. U nekim slučajevima to možete izbjeći. Ali tada će biti vrlo problematično prikupiti informacije o određenom podređenom. Obično se ovaj postupak provodi u velikim organizacijama. Stvara se cijela baza podataka u kojoj se prikazuju informacije za svakog podređenog.

Obavezno ili opciono?

Već je rečeno da uopšte nije potrebno voditi poslove zaposlenih. Ali svako preduzeće koje poštuje sebe ima ovakvu dokumentaciju. Kada je formiranje dosijea obavezno, a kada ne?

Zakonodavno ne postoje pravila o ovom pitanju. Ali u praksi se ispostavlja da velike kompanije formiraju lične dosijee svojih podređenih, dok male ne. Preporučuje se da se ovo pitanje pozabavi firmama sa velikom fluktuacijom osoblja.

Organizacije često ne vode lične dosijee za sve podređene, već samo za određene kategorije zaposlenih. Najčešće su to:

  • lideri;
  • zamjenici direktora;
  • vodeći stručnjaci u kompaniji;
  • zaposleni koji rade sa materijalnim sredstvima (na primjer, blagajnici);
  • ljudi koji imaju priliku za razvoj karijere.

Preporučuje se da ne budete lijeni i da ovu vrstu dokumentacije čuvate za sve podređene. Proces formiranja slučajeva zaposlenih nije tako teško zapamtiti. Ali ne mogu se ovdje pohraniti svi dokumenti koji odražavaju informacije o okviru. Koje karakteristike procesa treba zapamtiti? Čak i najmanji prekršaj za poslodavca može ispasti ne na najbolji način. Stoga je potrebno pažljivo proučiti zadatak.

Skladištenje

Već je rečeno da lični dosijei podređenih i nakon davanja otkaza ostaju u kompaniji. Oni se ne dijele, već stavljaju u posebne arhive. Dozvoljeno je čak i elektronsko skladištenje informacija o osoblju. Ali čak iu papirnoj verziji stvari bi se trebale odvijati.

Postoje neka pravila koja će šef morati da poštuje. Čuvanje predmeta je proces koji se gotovo nikada ne završava. Ova dokumenta je nemoguće uništiti 75 godina od trenutka prestanka rada.

Upravo iz tog razloga mnoge kompanije pokušavaju da se ne zamaraju previše prikupljanjem informacija o određenim podređenima. Samo mali broj korporacija postoji više od 75 godina. Kompanije se često otvaraju i zatvaraju, a lični dosijei ostaju u arhivama.

Kako bi se pojednostavilo skladištenje dosijea, osmišljena su različita pravila. U osnovi, skladištenje ovih dokumenata se dešava nakon sortiranja po abecednom redu. Dodatno, preporučuje se pravljenje arhiva po godinama. Ovakav pristup će pojednostaviti traženje informacija o zaposlenima koji su bili zaposleni u kompaniji u određeno vrijeme.

Postoji još jedna karakteristika u ovom izdanju. Cijeli problem je u tome što se neki lični dosijei trajno čuvaju u arhivi kompanije. I ne uništavaju se ni nakon 10 godina, ni nakon 100. Pod ovo pravilo spadaju i dosijei čelnika organizacije, kao i slučajevi državnih službenika. Ne zaboravite na podređene koji imaju nagrade, medalje i razne titule.

Pristup

Sljedeća tačka je pitanje pristupa dokumentaciji koja se proučava. Često fajlovi zaposlenih sadrže podatke namenjene isključivo poslodavcu. I ne moraju poznavati većinu radnika.

Često su slučajevi šifrovani, pristup im imaju samo šef preduzeća, kao i kadrovski službenik koji je angažovan u formiranju. Samo podređenima nije dozvoljeno da vide prikupljene informacije.

Poslodavac garantuje povjerljivost poslova zaposlenih. Ovakva informacija se ne objavljuje u javnosti. Na zahtjev, kopije dokumentacije se dostavljaju osoblju na dan otpuštanja. Kompanija je odgovorna podređenima za sigurnost informacija koje su dostupne u ličnim dosijeima.

Također treba zapamtiti jednom za svagda - dosije se ne izdaje podređenima ni pod kojim izgovorom. Zaposleni nemaju pravo da uzimaju lične dosijee, kao ni da traže njihovo izdavanje. Samo po otpuštanju možete tražiti podatke odavde. Poslodavac daje osoblju samo kopije podataka pohranjenih u ličnim dosijeima. Ne treba ti drugi. Nijedan zaposleni neće imati pravo na uklanjanje ove dokumentacije radi prelaska u drugu korporaciju ili u slučaju trajne suspenzije sa posla. Već je rečeno da svaki poslodavac vodi dosije o zaposlenima 75 godina. Ovaj period se može produžiti pod određenim okolnostima.

Obavezne komponente ličnih dosijea

Sada malo o tome kako se sastavlja takva dokumentacija. Zapravo, pravila za formiranje slučajeva podređenih nisu zakonski utvrđena. I ovo pitanje rješava menadžment kompanije. On sam određuje koje informacije treba čuvati i kako treba organizovati dosijee podređenih. To je glavni problem cijelog procesa formiranja.

Međutim, bez obzira na izbor pravila, neki podaci će u svakom slučaju biti pohranjeni u ličnom dosijeu. Kakvi se dokumenti nalaze u cijeloj takvoj dokumentaciji? Ovo:

  • upitnici kandidata;
  • nalozi za obezbeđivanje radnog mesta;
  • obavijesti o ostavci (ako ih ima);
  • nalozi za otpuštanje;
  • postupa po izdavanju radne knjižice (na zahtjev ili po otpuštanju podređenog).

Gore navedeni spisak je obavezan rad. Ali s drugim informacijama mogu se pojaviti određeni problemi. Uostalom, ne mogu se sve informacije o podređenima unijeti u lični dosije. Postoje određena ograničenja u vezi s tim. Na koje točke treba obratiti pažnju kako bi se izbjegle žalbe na pogrešno formiranje ličnih dosijea osoblja?

Zabrane

Zapravo, ako se zaista udubite u sva pitanja registracije i formiranja lične dokumentacije zaposlenih, možete se zbuniti. Stoga, prije pokretanja arhive, trebali biste zapamtiti samo nekoliko karakteristika. Ili bolje rečeno, zabrane. Oni su relevantni za sva preduzeća, bez obzira na utvrđena pravila. Zabranjeno je:

  1. Čuvajte privremene i trajne dokumente na jednom mjestu. U dosijeu zaposlenih treba da postoje odvojena mesta kako bi se papiri koji se nalaze samo privremeno u ličnom dosijeu. Također pruža mjesto za pohranjivanje osnovnih informacija.
  2. "Propagirajte" dokumentaciju. Ne preporučuje se pohranjivanje dokumenata u dosijee zaposlenih sa duplikatima. Jedan folder sadrži jednu kopiju.
  3. Unesite previše lične podatke. Na primjer, o vjerskim uvjerenjima. Takve informacije za poslodavca se općenito smatraju suvišnim. Stoga formiranje predmeta omogućava čuvanje samo dokumentacije korisne poslodavcu, koja odražava kvalitet rada podređenih.

I koji konkretni dokumenti mogu biti sadržani u dosijeu koji se razmatra? Šta se, pored navedenih radova, nalazi u praksi u ličnim poslovima? Da biste izbjegli greške, možete slijediti savjete za prikupljanje informacija za dosijee zaposlenih.

Zajednička dokumentacija

Sastav ličnog dosijea je raznolik. Već je rečeno da sama kompanija postavlja pravila za vođenje ove dokumentacije. Dakle, nemoguće je tačno reći šta je zapisano u arhivi. Dokumenti koji su obavezni su već navedeni. Ali kako bi se izbjegle greške, izmišljena je određena lista papira koji su dozvoljeni za skladištenje. Šta treba da bude u ličnom dosijeu? Ako izuzmete prethodno navedene objekte, ostat će (uglavnom u obliku kopija):

  • kopiju pasoša građanina;
  • SNILS podređeni (kopija);
  • PIB (nije original);
  • vojna iskaznica;
  • dokument(i) o obrazovanju;
  • fotografije (nisu lične, namijenjene za upitnike);
  • karakteristike iz prošlih mjesta zaposlenja (ako ih ima);
  • opis posla za određeno radno mjesto;
  • autobiografija.

Ne zaboravite da svaki odgovoran poslodavac izrađuje različite akte kako bi se uskladio sa procesima rada, kao i kako bi osigurao vlastitu sigurnost. Na primjer, o odbijanju potpisa Takvu dokumentaciju treba čuvati iu ličnim dosijeima. Rezultati rada atestiranja i drugi nalozi koji utiču na rad određenog okvira su još nekoliko stavki koje je dozvoljeno uključiti u dosije.

Druga važna tačka je skladištenje takozvanog inventara ličnog dosijea. Dokument koji može donijeti mnogo problema poslodavcu. Trebalo bi da bude obavezno u svakom ličnom dosijeu. U suprotnom, možete okriviti upravu za to što su neki papiri priloženi nezakonito. Inventar ličnog dosijea je poseban dokument koji navodi svu dokumentaciju priloženu fascikli. Nalazi se na samom početku dosijea. Bez popisa, poslodavac može imati problema. Zaposleni je u mogućnosti da optuži za falsifikovanje ili krađu određenih dokumenata.

Formiranje ličnog dosijea nije tako težak proces ako se za njega pravilno pripremite. Poslodavac bi ovdje trebao jednostavno unijeti sve važne podatke u vezi s aktivnostima zaposlenika. Ali zabranjeno je unositi lične podatke o osoblju. Primjer religije je već naveden. Sastav porodice i posebnosti načina života podređenog također su tabu.

Ali neka postignuća zaposlenog treba da budu uključena u lične dosijee. Ovo nije obavezna komponenta, ali je preporučljivo ne zanemariti. Pogotovo kada je u pitanju zaista talentovan udarac. Dozvoljen je unos podataka o dobijenim nagradama, zvanjima, svedočanstvima, medaljama, diplomama.

Ne previše

Dokumenti u ličnom dosijeu mogu biti različiti, to je razumljivo. Tačnu listu utvrđuje svako preduzeće po nahođenju rukovodioca. Ali najčešća lista radova je već navedena. Prilikom formiranja i održavanja dosijea treba zapamtiti jedno malo pravilo. Ovo je obavezna stavka, čije kršenje nije dozvoljeno. Čuvanje ličnih dosijea je odgovorno zanimanje. Zahtijeva posebnu njegu.

Radi se o ličnoj veličini. Prema utvrđenim pravilima, može se reći da debljina fascikle rezervirane za dosije pojedinog snimka ne smije biti veća od 4 centimetra. Ako je obim veći od utvrđene granice, bolje je započeti novi posao. I samo to nekako označi pod krinkom nastavka postojeće dokumentacije.

U praksi su vrlo rijetki slučajevi koji dostižu debljinu veću od 4 centimetra. Stoga se samo trebate sjetiti utvrđenog pravila i ne brinuti o njegovom neuspjehu. Ako postoji puno dokumentacije za okvir, vrši se posebna provjera. Na osnovu njegovih rezultata, poslodavac odlučuje da podijeli dosije na nekoliko dijelova.

Primarni zahtjevi

Procedura za kreiranje predmeta je jednostavna. Dovoljno je odrediti kakva se dokumentacija ovdje može pohraniti. Zatim se trebate sjetiti prethodno navedenih ograničenja. A onda se slučaj već kreira. Prvi korak je izrada omota. Dovoljno je kupiti posebne fascikle sa nazivom "Case". Obično pohranjuju sve dokumente određenog okvira.

Dalje, na naslovnoj stranici (u ovom slučaju, na naslovnoj strani fascikle) ispisuju se lični podaci o okviru. Naime - F.I.O. Na dnu je obavezno datum početka dokumentacije. Šta treba da bude u ličnom dosijeu?

Inventar je priložen kao prva stranica. Možete ga zanemariti, ali se to ne preporučuje. Ovaj rad uvelike pojednostavljuje život i skida dio odgovornosti sa poslodavca za sigurnost nosilaca informacija koji se nalaze u dosijeu – ono što nije naznačeno u inventaru ne pohranjuje se u ličnom dosijeu.

Nakon toga, fascikla sadrži razne dokumente koji su direktno povezani sa podređenim. Tako se formira sastav ličnog dosijea. Preporučljivo je postaviti kopije ili originale dokumentacije onako kako su zaprimljeni – prvo upitnik kandidata, zatim zahtjev za zapošljavanje, nalog poslodavca za raspoređivanje na određeno radno mjesto i tako dalje. Slučaj se završava naredbom o otkazu i potpisanim aktom o prijemu radne knjižice.

To nije sve. Proces formiranja predmeta je dugotrajan posao, iako je relativno jednostavan. Postoji još jedno malo ograničenje koje može donijeti određene neugodnosti poslodavcu. Kadrovski službenik koji unosi podatke u lični dosije podređenih mora pratiti broj listova u fascikli. Ne bi trebalo da bude više od 250 komada. Kada se prekorači, pokreće se drugi dio ličnog dosijea za određenog zaposlenog.

Časopis

Sada je jasno kako se odvija formiranje poslova zaposlenih u kompanijama. Ovo nije kraj cijelog procesa. Ako preduzeće odluči da vodi ovu vrstu dokumentacije, mora imati poseban lični dnevnik

Ova komponenta je lista svih dostupnih dosijea o zaposlenima. Ovdje se objavljuju brojevi zavedenih predmeta, lični (lični) podaci podređenih, datumi formiranja određenih "ličnih fascikli".

Ne postoji jedan primjerak časopisa. Poslodavac ima pravo da kreira takvu arhivu podataka po svom nahođenju. U posljednje vrijeme vrlo čest oblik je elektronski časopis. Dobra ideja za one koji ne žele previše da se bave papirologijom. Glavna stvar je pravovremeno popuniti odgovarajuća polja časopisa. Tada možete lako pronaći informacije o svakom zaposleniku.

Zaključak

Od sada je jasno kako se formira lični slučaj. Ovo je vrlo jednostavan, ali zamršen proces, čija procedura nije ni na koji način utvrđena zakonodavstvom Ruske Federacije. Poslodavci samostalno utvrđuju dokumente koji će biti pohranjeni u ličnim dosijeima. također možete birati.

Preporučuje se da ne prilažete originalne dokumente ličnim dosijeima – samo kopije u jednoj kopiji. Dosije zaposlenih moraće da se tretira sa posebnom pažnjom - curenje informacija unetih u ovakvu dokumentaciju može da izazove probleme menadžeru. Uostalom, prilikom prikupljanja podataka o podređenim, kao što je već spomenuto, poslodavac se obavezuje da će osigurati potpunu povjerljivost informacija. Ovo pravilo se odnosi na vrijeme rada, kao i na cijeli period čuvanja dokumentacije nakon otpuštanja osoblja. To je sve. Osnovne informacije o formiranju kadrovskih predmeta su u potpunosti proučene. Karakteristike i sastav ovog procesa treba dobiti od svake kompanije. Neki se trude da to uopšte ne rade. Prijava predmeta (lična) nije obavezna, ali je veoma korisna za poslodavca.

Lični dosije zaposlenog u privrednom subjektu formira se za njega nakon stupanja na posao i sadrži najpotpunije podatke o njemu, njegovom obrazovanju, iskustvu i stažu, kao i lične podatke. Zakonodavstvo ne nalaže njeno obavezno postupanje u običnim kompanijama, inače je situacija u organizacijama javnog sektora. Lični dosijei zaposlenih čuvaju se u kadrovskoj službi.

Upravljanje ličnim dosijeima zaposlenih u preduzeću je povereno stručnjacima kadrovske službe.

Lični dosijei zaposlenih su, u suštini, dosije kopija i originala dokumenata, naloga, izjava i drugih sličnih obrazaca koje dostavlja zaposleni.

Fascikla sa predmetom otvara se nakon izdavanja naloga za prijem radnika i zatvara se nakon otpuštanja.

U procesu donošenja odluke o upravljanju kadrovima, relevantni stručnjaci trebaju dobiti informacije o određenom zaposleniku. U ovom slučaju, lični dosije zaposlenog smatra se najpotpunijim izvorom. Na kraju krajeva, sadrži objektivne informacije.

Takođe, lični dosijei zaposlenih omogućavaju da se podaci o zaposlenima daju u najkraćem mogućem roku po pristiglim zahtevima spolja.

Bitan! Međutim, kadrovski službenici ne bi trebali zaboraviti na zaštitu ličnih podataka, te da zaposlenik mora dati pismenu saglasnost za otkrivanje takvih informacija. Stoga, lični dosijei zaposlenih treba da se čuvaju na mestu gde je organizovan fiksni pristup njima. I u elektronskom obliku primjenjuju se različite metode odgovarajuće zaštite.

Potreba za ličnim poslovima

U vladinim organizacijama

Federalni i općinski zakoni obavezuju stručnjake budžetskih organizacija i institucija da sačinjavaju i vode lični dosije za svakog svog zaposlenika i zaposlenika. Ovo je neophodno radi sistematizacije podataka i dokumenata o kadrovima ovih institucija, kao i radi usaglašavanja sa zahtjevima određenih zakona.

U privatnim kompanijama

Norme Zakona o radu Ruske Federacije ne predviđaju obavezu kompanije da vodi lične dosijee zaposlenih u preduzeću. Ali takvu potrebu mogu utvrditi više organizacije i vlasnici.

Prilikom odlučivanja o vođenju ličnog dosijea potrebno je koristiti načelo ekspeditivnosti. U malim preduzećima, lični dosijei zaposlenih se po pravilu vode kod uprave preduzeća - direktora, njegovog zamenika, glavnog računovođe, njegovog zamenika.

Zbog pogodnosti, većina kompanija sastavlja lični dosije za svakog svog zaposlenog.

Dokumenti za formiranje ličnog dosijea

Tačan spisak obrazaca koji se nalaze u ličnom dosijeu utvrđuje se samo za državne i opštinske organizacije i ustanove. Za druge kompanije ne postoji stroga lista koja sadrži tačno koji dokumenti treba da budu u ličnom dosijeu zaposlenog. Oni također mogu koristiti postojeću listu za javni sektor.

Preporučljivo je započeti svaki lični dosije listom obrazaca uključenih u njegov sastav. Dokumenti koji se nalaze u ličnim dosijeima zaposlenih podijeljeni su u nekoliko kategorija.

Dokumenti koji se dostavljaju prilikom prijema radnika u kompaniju:

  • Biografija kandidata, ili;
  • Kopije pasoša, dokumenta o obrazovanju, potvrde SNILS, TIN, brak, rođenje djece.
  • Kopija vojne knjižice (ako je dostupna)
  • Potvrde o nekažnjavanju.
  • Potvrde sa ranijih mjesta rada itd.

Dokumenti koje izdaje kadrovska služba po prijemu:

  • (kompanijski primjerak);
  • Ugovor o odgovornosti;

Dokumenti koji se sastavljaju u toku radne aktivnosti zaposlenog:

  • Opis posla;
  • Dokumenti o sertifikaciji ili usavršavanju zaposlenog;
  • Zahtjev za odobravanje odbitaka;
  • Kopije naloga za njihovo obezbjeđenje, naredbe za podsticanje, povraćaj, prenos;
  • Informacije o naknadnim medicinskim pregledima;
  • Izvještavanje i objašnjenje u vezi sa ovim zaposlenim;
  • Kopije dokumenata na osnovu kojih se vrše izmjene ličnih podataka.

Pažnja! Poželjno je da lični dosijei zaposlenih sadrže njihove fotografije, koje bi se blagovremeno ažurirale.

Preuzmite obrasce za registraciju ličnog dosijea

U Word formatu.

U Word formatu.

U Word formatu.

Postupak za podnošenje ličnog dosijea

Fascikla ličnog dosijea se otvara za zaposlenog u trenutku prijema u radni odnos. Prvo se u njega upisuje lična karta, upitnik, dokumenti koji se dostavljaju prilikom prijema u kompaniju.

Proces kreiranja lične datoteke obično uključuje sljedeće korake:

  • Popunjavanje naslovne strane (korica);
  • Izrada potvrde slučaja;
  • Popunjavanje internog inventara;
  • Podnošenje ili uvezivanje dokumenata predmeta.

Naslovna strana

Na vrhu naslovne stranice ispisuje se naziv kompanije, kao i naziv odjela u kojem zaposleni radi. U desnom uglu je velikim brojem ispisan broj predmeta i trenutni broj listova u inventaru.

Na sredini lista stavljaju se puna imena. radnik. Ovdje je dozvoljeno upisati varijacije prezimena (na primjer, djevojačko prezime udate žene).

Na dnu naslovne stranice upisuju se datumi početka i kraja registra, ukupan broj listova prikupljenih u njemu, nazivni rok trajanja.

Kada se predmet preda na čuvanje u arhivu, u slobodnom prostoru se označava broj prema nomenklaturi usvojenoj u arhivi.

Verifikacioni list

Ovaj dokument je sastavljen na posebnom listu A4 ili A5. Zabranjeno je to raditi na poleđini korica ili čistoj poleđini na poslednjoj strani dokumenta predmeta. Ako je firmver kućišta napravljen bez certifikacijskog lista, tada je zalijepljen odozgo na poklopac s unutarnje strane.

List svjedoka je namijenjen da označi numeraciju dokumenata u predmetu, fizičko stanje listova, karakteristike popunjavanja pojedinačnih obrazaca itd.

Posebno napominje:

  • Slovni brojevi listova;
  • Nedostaje paginacija;
  • Listovi s fotografijama;
  • Šiveni listovi velikog formata;
  • Koverte s porubljenim prilozima u njima;
  • Oštećeni listovi

Pažnja! Ovjerni list potpisuje sastavljač, nakon čega stavlja datum registracije i dešifriranje potpisa.

Interni inventar

U inventaru se navodi broj predmeta i njegov naziv (obično je to puno ime i prezime zaposlenog).

Tablični dio dokumenta dosljedno ukazuje na informacije o novim obrascima koji su dodani predmetu. Ovdje se upisuje serijski broj, indeks dokumenta (ako postoji), naslov, broj listova u novom dokumentu.

Na kraju liste, slovima i brojevima, upisuje se ukupan broj podnetih dokumenata, kao i broj u inventaru stranica.

U zaključku, dokument potpisuje stručnjak za kadrove, punim imenom i prezimenom. i stavljanje datuma izdavanja.

Procedura vođenja ličnih dosijea (računovodstvo, unošenje izmjena)

U procesu obavljanja radnih funkcija zaposlenog, njegov lični dosije će biti dopunjen raznim dokumentima - dodatnim sporazumima, kopijama naloga, obrazloženjima i memorandumima, rezultatima certifikacije i mnogim drugim. U tom slučaju svi novi radovi moraju biti postavljeni striktno hronološkim redom.

Odgovorni službenik je dužan da prati relevantnost podataka u ličnom dosijeu. Ako se bilo koji od podataka navedenih u glavnim dokumentima predmeta (upitnik, lični list) promijeni, tada se stari dokument nikako ne povlači, već se sastavlja poseban obrazac za dopunu. Oni nemaju utvrđenu formu i razvijaju se u svakoj kompaniji samostalno.

Pažnja! Obavezna oznaka nakon unošenja izmjena je informacija o dostupnosti i statusu ličnog dosijea. Kadrovski službenik mora izvršiti neophodnu verifikaciju, nakon čega se na poleđini ličnog lista stavlja napomena „Lični dosije verifikovan“, potpisan i datiran.

Skladištenje dokumenata

Lični dosijei zaposlenih sadrže lične podatke, te se stoga moraju čuvati u sefu ili posebnom ormariću. Istovremeno, samo dokumenti zaposlenih uposlenih trebaju se nalaziti direktno u kadrovskoj službi, a svi ostali se prebacuju na skladište u prostoriju arhive.

Lični dosijei zaposlenih mogu se pohraniti na sljedeće načine:

  • po abecedi;
  • Po strukturnim podjelama;
  • Po kadrovskim brojevima zaposlenih ili po brojevima predmeta koji su dodijeljeni prilikom otvaranja.

Na policama su fascikle raspoređene kičmom prema van, redosledom kojim su dodeljeni brojevima.

Lični dosije treba da se nalazi odvojeno od obrazaca ličnih karata i radnih mesta.

Bitan! Lični dosijei zaposlenih moraju ostati u arhivi 75 godina. Istovremeno, fascikle za rukovodioce, članove upravnih, kontrolnih, izvršnih organa, kao i zaposlene sa zvanjima i nagradama čuvaju se neograničeno.

Da li zaposleni dobijaju lične dosijee?

Lični dosijei se ne predaju zaposlenima. Međutim, može se upoznati sa svim dokumentima koji se nalaze u njegovoj fascikli u prostorijama kadrovske službe iu prisustvu stručnjaka. Potonji mora evidentirati činjenicu pristupa ličnom dosijeu izvana.

Prilikom rada sa ličnim dosijeom zabranjeno je vršiti bilo kakve ispravke u njemu, praviti bilješke, uzimati dokumente i sl. Bilo kakve izmjene ima pravo vršiti samo ovlašteni kadrovski službenik. Nakon vraćanja potrebno je provjeriti da li su svi dokumenti predmeta na svom mjestu iu originalnom obliku.

Bitan! U slučaju otpuštanja, lični dosijei se ne predaju zaposlenima, već se prenose u arhivu preduzeća.


Uvod

Poglavlje 1. Koncept i održavanje "ličnog dosijea"

1.1 Koncept i sastav ličnog dosijea

1.2 Procedura za vođenje ličnog dosijea

Poglavlje 2. Formiranje i čuvanje ličnih dosijea

2.1 Formiranje ličnog dosijea

2.2 Tehnološki lanac formiranja

2.3 Čuvanje ličnih dosijea

Poglavlje 3. Obrada lične datoteke za kasnije skladištenje

3.1 Izrada korica ličnog dosijea

3.2 Priprema ličnih dosijea za arhiviranje

Zaključak


UVOD


Svaka organizacija ima svoju arhivu u kojoj se čuvaju vredni dokumenti ove organizacije.

Formiranje, održavanje i operativno skladištenje ličnih dosijea obavlja kadrovska služba organizacije (stručnjak za ljudske resurse). Kontrola nad vođenjem i čuvanjem ličnih dosijea dodijeljena je rukovodiocu organizacije.

Postupak vođenja ličnih dosijea zaposlenih utvrđen je Uputstvom o postupku formiranja, vođenja i čuvanja ličnih dosijea zaposlenih, datim Odlukom Odbora za arhive i vođenje evidencije pri Vijeću ministara Republike. Bjelorusije od 26. marta 2004. br. 2.

U lični dosije se u početku unose dokumenti koji bilježe proces prijavljivanja za posao, a zatim i sva dokumenta koja nastanu u toku rada, hronološkim redom.

Lični dosije zaposlenog formira se nakon zaključenja ugovora o radu (ugovora) i izdavanja naredbe (uputstva, rješenja, rješenja) o prijemu u radni odnos (postavljanju na radno mjesto). Uputstvom se utvrđuje spisak dokumenata koji moraju biti uključeni u lični dosije zaposlenog.

Čuvanje i vođenje ličnih dosijea organizovano je u cilju brzog i preciznog traženja ličnih dosijea, obezbeđivanja njihove bezbednosti, kao i obezbeđenja poverljivosti podataka sadržanih u dokumentima ličnih dosijea od neovlašćenog pristupa. Lični dosijei su uvršteni u nomenklaturu dosijea kadrovskog organa pod opštim naslovom "Lični dosijei" sa naznakom perioda čuvanja.

Relevantnost ovog posla je mogućnost da se kadrovskoj službi organizacije da na vrijeme da uzme u obzir sve dokumente o zaposleniku.

Svrha ovog kursa je vođenje ličnih dosijea zaposlenih, evidentiranje, čuvanje i računovodstvo dokumentacije, u skladu sa radnim zakonodavstvom i propisima.

· okarakterizirati pojam "ličnog posla";

· utvrđuje pravila za sastavljanje i obradu ličnog dosijea;

· proučite upravljanje i skladištenje ličnih dosijea.


Poglavlje 1. POJAM I VOĐENJE LIČNIH PREDMETA


.1 Koncepti i sastav ličnog dosijea


Lični dosije je skup dokumenata koji sadrže najpotpunije podatke o zaposlenom i njegovoj radnoj aktivnosti.

Radno zakonodavstvo ne reguliše sastav ličnog dosijea. Zakon ne predviđa nikakve uslove za popunjavanje ličnog dosijea. Štaviše, vođenje ličnog dosijea zaposlenog nije obavezno.

Lični dosije se sastavlja nakon izdavanja naloga za prijem u radni odnos.

Lični dosijei se po pravilu vode za rukovodioce, stručnjake, materijalno odgovorna lica. U ovom slučaju nije bitno da li zaposleni radi u ovoj organizaciji na glavnom mjestu rada ili je na nepuno radno vrijeme, da li je primljen na neodređeno vrijeme ili po ugovoru o radu na određeno vrijeme.

Po pravilu, lični dosijei se ne vode za zaposlene koji prilikom prijema u radni odnos ne moraju imati obrazovanje, kvalifikacije, posebna znanja ili posebnu obuku (čuvari, domara, čistačice i sl.).

Pitanje vođenja ličnih dosijea nije regulisano podzakonskim aktima, a odluku o tome u kojim slučajevima otvarati lične dosijee za zaposlene donosi sama organizacija i regulisano je lokalnim propisima (npr. Uputstvo o vođenju kadrovske evidencije) .

Sastav ličnog dosijea određen je lokalnim propisima organizacije.

Tradicionalno, dokumenti koji se nalaze u ličnom dosijeu uključuju:

interni popis dokumenata predmeta;

upitnik ili lični list o kadrovskoj evidenciji;

dodatak ličnom listu o kadrovskoj evidenciji;

autobiografija (sažetak);

kopiju dokumenta o stručnoj spremi, kopiju ugovora o radu;

kopiju naloga za zapošljavanje;

kopije naloga za transfer;

dokumenti koji potvrđuju promjene ličnih i biografskih podataka;

atestacijski dokumenti;

podnesci za prijevode;

kopije naloga za stimulacije i kazne izrečene zaposlenom;

druga dokumenta koja karakterišu zaposlenog.

Sastav dokumenata koji se stavljaju u lični dosije prilikom konkurisanja za posao zavisi od toga na koju poziciju je zaposleni, u kojoj će jedinici raditi, koje su specifičnosti njegove radne aktivnosti itd.

U početku se dokumenti koji formaliziraju proces zapošljavanja grupišu u lični dosije. I nakon toga - dokumenti koji karakteriziraju radnu aktivnost zaposlenika (na primjer, list certifikata).

Na kraju ličnog dosijea upisuje se kopija izjave o dobrovoljnoj ostavci ili drugi dokumenti koji služe kao osnov za otkaz i kopija rješenja o otkazu.

Lični dosijei se evidentiraju kao dokumenti „Za službenu upotrebu“, upisani u „Knjigu (dnevnik) lične evidencije“, koji predviđa sledeće kolone:

serijski broj predmeta;

prezime, ime, patronim zaposlenog;

datum registracije predmeta i datum odjave.

Nakon otpuštanja zaposlenog, njegov lični dosije se uklanja iz fascikle i obrađuje za skladištenje, a oslobođeni omot se koristi za smeštaj ličnog dosijea novog radnika.

Lični dosijei se mogu izdati na uvid samo zaposlenima na određenim poslovima i zaposlenima koji imaju lični dosije.

Prilikom rada sa ličnim dosijeom izdatim na uvid, zabranjeno je vršiti bilo kakve ispravke u ranije unesenim upisima, upisivati ​​nove unose u njega, izvlačiti dokumente iz ličnog dosijea, u njega stavljati nova dokumenta i odati povjerljive podatke koji se u njemu nalaze.

Prilikom izvlačenja bilo koje dokumentacije iz ličnog dosijea, po nalogu rukovodioca preduzeća, vrši se odgovarajući upis u interni inventar.

Kadrovska služba vodi lične dosijee samo za zaposlene. Lični dosijei otpuštenih radnika se arhiviraju.

Izuzetak je registracija zapošljavanja državnih službenika, za koje su lični dosijei obavezni (Savezni zakon od 27. jula 2004. br. 79-FZ „O državnoj državnoj službi Ruske Federacije“.

Sastav ličnog dosijea državnog službenika regulisan je Ukazom predsjednika Ruske Federacije od 30. maja 2005. br. 609 „O usvajanju Pravilnika o ličnim podacima državnog službenika Ruske Federacije i održavanju Njegov lični dosije”.


1.2 Postupak vođenja ličnog dosijea zaposlenog


Lični dosije zaposlenog vodi se sve vreme dok je zaposleni na radnom mestu u preduzeću. Lično upravljanje znači:

upisivanje u kolone i odeljke ličnog dosijea;

dodavanje dokumenata;

oduzimanje dokumenata koji više nisu potrebni;

periodično evidentiranje dokumenata uključenih u lični dosije;

Upis u dokumente ličnog dosijea vrši se na osnovu dokumenata (ovjerene kopije dokumenata). Neophodne detalje može razjasniti ovlaštena službena osoba prije unošenja odgovarajućih unosa u ličnom razgovoru sa zaposlenim. Svi upisi u dokumente u postupku vođenja ličnog dosijea vrše se ručno, naliv-perom ili hemijskom olovkom u crnoj, plavoj ili ljubičastoj boji, čitko i bez ispravki. Po potrebi, ova evidencija se ovjerava potpisom ovlašćenog službenika službe za upravljanje kadrovima i pečatom preduzeća ili službe za upravljanje kadrovima.

Da bi se ubrzao proces upisa u lične dosijee, dozvoljeno je korištenje faksimila (pečata) utvrđenih uzoraka. Dokumenti koji se akumuliraju u procesu vođenja raspoređuju se u ličnom dosijeu u odjeljke, a unutar potonjeg poređani su hronološkim redom.

Zaposleni su dužni da na vrijeme dostave kadrovskoj službi informacije o promjenama ličnih podataka koji se nalaze u ličnom dosijeu. U pravilu, to se radi u pisanoj formi (u obliku prijave) uz priloženu dokumentaciju koja potvrđuje promjene. Nakon upisa u lični dosije originalni dokumenti se vraćaju zaposlenom. U potrebnim slučajevima, ovi dokumenti se prethodno izrađuju i ovjerene kopije prilažu ličnom dosijeu.

Dakle, lični dosijei omogućavaju kadrovskoj službi organizacije da blagovremeno uzme u obzir svu dokumentaciju o zaposlenom, koja se može koristiti za određivanje pravca karijere i profesionalnog rasta zaposlenog, pravovremenog pružanja beneficija i garancije.


Poglavlje 2. OBRAZOVANJE I ČUVANJE LIČNIH PREDMETA

lični dosije radni dokument

2.1 Formiranje ličnih dosijea zaposlenih


Formiranje ličnog dosijea vrši se s ciljem urednog grupiranja dokumentiranih podataka o zaposleniku, koje on prenosi poslodavcu po prijemu (premještaju) na odgovarajuće radno mjesto. Formiranje (naknadno vođenje i vođenje) ličnih dosijea zaposlenih povjerava se kadrovskom organu ili posebno ovlaštenom službeniku koji je lično odgovoran za pravilno rukovanje ovim dokumentima.

Formiranje ličnog dosijea vrši se odmah po prijemu (premještaju) zaposlenika na rukovodeću poziciju, radno mjesto za koje se može utvrditi odgovornost u skladu sa zakonom, ili drugo radno mjesto, ako je to propisano uputstvom o postupak vođenja ličnih dosijea zaposlenih. U skladu sa Metodološkim preporukama Arhiva grada Moskve i Metodološkim preporukama VNIIDAD FAS RF (2002), dokumenti koje su zaposleni predali prilikom prijema na posao, kao i oni formirani tokom njihovih profesionalnih aktivnosti u ovom preduzeću, grupišu se u lične dosijee. , uključujući:

· lični list o kadrovskoj evidenciji ili upitnik;

· dodatak ličnom listu o kadrovskoj evidenciji (ili upitniku);

·autobiografija;

· kopije dokumenta o obrazovanju;

· ugovor o radu (drugi primjerak);

· ugovor o odgovornosti (za materijalno odgovorne zaposlene);

· molba za prijem u radni odnos (za prelazak na odgovarajuće radno mjesto);

· izvodi iz naloga (kopije naloga) o prijemu u radni odnos (o prelasku na druga radna mjesta);

· izvode iz dokumenata (kopije dokumenata) o dodjeli ili privođenju disciplinskoj odgovornosti;

· izvode (kopije) sertifikacionih dokumenata (recenzije, listovi sertifikacije, itd.).

Uz ove dokumente, u lični dosije su uključene i određene vrste dokumenata:

spisak naučnih radova i pronalazaka; izvod iz zapisnika sa sjednice Vijeća Instituta (za istraživače i profesore univerziteta koji učestvuju u konkursu za popunjavanje upražnjenih radnih mjesta);

izvod iz zapisnika sa sednice radnog kolektiva (za rukovodioce koje na funkciju bira radni kolektiv) i dr.

U lični dosije će ubuduće biti uključeni sljedeći dokumenti:

· potvrđivanje promjene ličnih i biografskih podataka zaposlenog (kopija vjenčanog lista);

· karakterizacija poslovnih, političkih i ličnih kvaliteta zaposlenog: karakteristike, recenzije, atestni listovi, kopije revizorskih izvještaja itd.

Sva dokumenta primljena u lični dosije moraju biti poređana hronološkim redom.

Osnovu ličnog dosijea čine „Lični list“ i „Dodatak ličnog lista“. Prvi od njih je lista pitanja o biografskim podacima zaposlenog, stručnoj spremi, obavljenom poslu itd. Zaposleni sam popunjava lični listić prilikom prijave za posao.

Prilikom popunjavanja koriste se sljedeći dokumenti:

·pasoš;

· historija zapošljavanja;

·vojna iskaznica;

· ispravu o stručnoj spremi (diploma, svedočanstvo, svedočanstvo, svedočanstvo, svedočanstvo), isprave Više atestacione komisije (VAK) o dodjeli akademskog stepena i o dodjeli akademskog zvanja (diploma i uvjerenje);

· dokumente o postojećim izumima.

Zaposleni mora dati potpune odgovore na sva pitanja, izbjegavajući kratice, crtice, ispravke i mrlje.

Podaci o svim promjenama koje su nastale nakon popunjavanja lične kadrovske evidencije (upitnika) nalaze se u dopuni ličnog lista (upitnika).

Dodatak ličnom listu sadrži: Puno ime, dva odjeljka, od kojih svaki ima tabelarni oblik. Obavezni podaci o dopuni ličnog lista na kadrovskoj evidenciji su oznake o vršenju provjera dostupnosti i stanja ličnih dosijea.

Uz popunjavanje ličnog lista o kadrovskoj evidenciji, kandidat za posao piše autobiografiju - dokument koji sadrži kratak opis hronološkim redom glavnih faza života i aktivnosti date osobe. Autobiografija treba da sadrži: puno ime, godinu, datum, mjesec i mjesto rođenja, stečeno obrazovanje (gdje, kada), od kada je započela samostalna radna aktivnost i koji su razlozi za prelazak s jednog posla na drugi, socijalni rad (gdje , kada, od koga), učešće u izabranim tijelima, odnos prema vojnoj dužnosti i vojnom činu, dostupnost državnih nagrada, poticaja, podaci o bračnom statusu i bliskim srodnicima (otac, majka, supruga (muž), braća, sestre, djeca) , podaci o pasošu, kućna adresa i broj telefona, datum sastavljanja autobiografije, potpis radnika.

Služba za ljudske resurse vodi lične dosijee samo zaposlenih radnika. Za čuvanje ličnih dosijea koriste se sefovi ili posebni ormari u kojima su lični dosijei raspoređeni po numeričkom redu. Lični dosijei otpuštenih radnika sastavljaju se u skladu sa zahtjevima arhivskih organa i pohranjuju se u arhivu po azbučnom redu po imenima onih koji su radili.

Kako bi se osigurala odgovarajuća sigurnost ličnog dosijea i lakše rukovanje prilikom formiranja, dokumenti se stavljaju (prošiveni iglom i koncem za četiri uboda) u posebnu fasciklu.

Osim navedenih, u lični dosije se mogu staviti i neki drugi dokumenti (na primjer, dokumenti o položenom na konkursu za upražnjeno radno mjesto, kopije dokumenata o nagrađivanju zaposlenika (dodjela počasnih zvanja) i sl. ). Osim toga, potvrde, ovjerene fotografije zaposlenika i sl. stavljaju se u lični dosije (ali ne u njega).

Prilikom formiranja ličnog dosijea, osim toga, vrši se njegova početna registracija. U tu svrhu:

· broj računa se dodjeljuje ličnom dosijeu;

· popunjavanje odgovarajućih pozicija na prednjoj korici i na hrptu ličnog dosijea;

· interni inventar je priložen u ličnom dosijeu.

Mora se imati na umu da je, u skladu sa članom 65. Zakona o radu Ruske Federacije (u daljem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije), zabranjeno kada se prijavljujete za posao tražiti od osobe koja dolazi dokumente. koji nisu predviđeni zakonom.


2.2 Tehnološki lanac procesa formiranja ličnog dosijea


Tehnološki lanac uključuje:

¾ Upis u inventar (dnevnik) popisa ličnih dosijea o osnivanju novog ličnog dosijea;

¾ Izrada korica ličnog dosijea: dizajn korica u skladu sa standardom, sa navođenjem broja ličnog dosijea i datuma njegovog osnivanja; oznaka broja ličnog dosijea na poleđini fascikle;

¾ Unošenje u fasciklu praznih listova internog popisa dokumenata ličnog dosijea, popunjavanje i stavljanje u kovertu na poleđini korica kontrolne kartice za izdavanje ličnog dosijea;

¾ Prijem službenika kadrovske službe od rukovodioca ove službe početnog skupa dokumenata za uvrštavanje u lični dosije;

¾ Sistematizacija primljenih dokumenata, unošenje u interni popis dokumenata podataka o dokumentima koji se nalaze u ličnom dosijeu;

¾ Bruto numerisanje listova dokumenata i označavanje listova lokacije dokumenata u internom inventaru;

¾ Pohranjivanje dokumenata u fasciklu lične datoteke u redoslijedu brojeva listova; provjera ispravnosti numeracije listova;

¾ Postavljanje ličnog dosijea u ormar za zatvaranje radi pohrane;

¾ Dopuniti, kako dokumenti budu primljeni, lični dosije;

¾ Sistematizacija dokumenata koji se unose u svaki lični dosije, u skladu sa potrebnim redosledom njihove lokacije u dosijeu;

¾ Redovno upisivanje u interni popis dokumenata u lični dosije, evidentiranje dokumenata u lični dosije, provjera ispravnosti numeracije listova;

¾ Vođenje ličnog dosijea: pravljenje potrebnih upisa i bilješki o provjeri dostupnosti dokumenata ličnog dosijea pored lične kadrovske evidencije;

¾ Izdavanje ličnog dosijea rukovodstvu organizacije i kadrovskoj službi uz potpis na kontrolnoj kartici predmeta; prilikom vraćanja predmeta - provjera dostupnosti i integriteta dokumenata;

¾ Upoznavanje zaposlenih u organizaciji sa dokumentima njihovih ličnih dosijea u prostorijama kadrovske službe u skladu sa postojećim sistemom pristupa ličnim dosijeima;

¾ Upisivanje oznake o upoznavanju sa dopunom ličnog lista o kadrovskoj evidenciji; ovjeru oznake sa potpisima službenika zaduženog za vođenje ličnih dosijea i lica koje se upoznalo sa ličnim dosijeom;

¾ Zatvaranje ličnog dosijea: provjera dostupnosti svih dokumenata ličnog dosijea, sastavljanje ovjerenog lista na kraju dosijea i konačan upis u interni inventar dokumentacije predmeta, šivanje kompleta dokumenata, dizajn korica ličnog dosijea u skladu sa zahtjevima arhivske službe;

¾ Dostava ličnog dosijea u arhiv organizacije uz potpis rukovodioca arhive u prijemnom inventaru i (ili) dnevniku invertorskog knjigovodstva ličnih dosijea;

¾ Upis ličnog dosijea u inventar ličnih dosijea arhive; stavljanje broja inventara i broja skladišne ​​jedinice na omot ličnog dosijea;

¾ Unošenje arhivskog broja ličnog dosijea u inverterski knjigovodstveni dnevnik ličnih dosijea kadrovske službe.


2.3 Čuvanje i evidentiranje ličnog dosijea zaposlenog


Vođenje ličnih dosijea zaposlenih treba da se vodi u kadrovskoj službi. Uobičajeno, kadrovska služba organizacije čuva lične dosijee zaposlenih radnika. Lični dosijei otpuštenih radnika čuvaju se, po pravilu, u arhivi preduzeća ili u teritorijalnom arhivu.

Lični dosijei su uvršteni u nomenklaturu dosijea kadrovskog organa pod opštim naslovom "Lični dosijei" sa naznakom perioda čuvanja. U skladu sa Listom standardnih upravljačkih dokumenata, koju je odobrio Federalni arhiv 6. oktobra 2000. godine, rok čuvanja ličnih dosijea je 75 godina od godine otpuštanja službenika.

Lični dosijei se čuvaju u kadrovskoj službi (u prostoriji prilagođenoj za ovu svrhu) odvojeno od ostalih dosijea. U kadrovskoj službi po pravilu se čuvaju samo lični dosijei zaposlenih, dok se lični dosijei otpuštenih predaju u skladu sa utvrđenom procedurom na čuvanje u arhivu organizacije ili u teritorijalni arhiv.

Uslovi skladištenja treba da obezbede pouzdanu sigurnost ličnih dosijea i dokumenata (informacija) smeštenih u njima od krađe (otkrivanja). U tu svrhu, lične dosijee treba čuvati u sefovima (ormarićima), stavljajući ih na police u okomitom položaju, sa bodljama okrenutim prema van. Na unutrašnjoj strani vrata sefa (ormana) mogu se postaviti zbirni popisi ličnih dosijea pohranjenih u njima. Pristup ličnim dosijeima treba da imaju samo ovlaštena službena lica i njihovi direktni pretpostavljeni. Uz značajan broj ličnih dosijea, oni se evidentiraju u posebnom dnevniku ili registru. Sistematizacija ličnih dosijea vrši se na jedan od sljedećih načina:

numeričkim redom;

direktnim abecednim redom;

po odeljcima koji odgovaraju nazivima strukturnih odeljenja prema kadrovskoj tabeli preduzeća, a unutar sekcija - numeričkim redom ili direktnim abecednim redom.

Kako bi se smanjio ukupan broj obračunskih jedinica, dozvoljeno je pohranjivanje ličnih dosijea kao dio takozvanih odjela - abecednih skladišnih grupa. Svakom ličnom dosijeu uključenom u odjeću prethodi prazan list s prezimenom, imenom, patronimom zaposlenog. Lični dosijei u odeći su takođe grupisani po abecednom redu. Na početku naloga stavlja se zbirni popis ličnih poslova koji su u njemu uključeni. Kako bi se ograničio neovlašteni pristup ličnim podacima zaposlenih, sve radnje oblikovanja, formiranja, održavanja i čuvanja ličnih dosijea mora obavljati jedan zaposlenik kadrovske službe, koji je lično odgovoran za sigurnost dokumenata u dosijeima i pristup dosijeima drugih zaposlenih. Dokumente za formiranje i vođenje ličnih dosijea uz potpis u dnevniku primopredaje predaje zaposlenik odgovoran za proces dokumentovanja radnih odnosa sa zaposlenim.

Dakle, formiranje predmeta je definisano kao "Grupisanje izvršenih dokumenata u skladu sa nomenklaturom predmeta". Ispravna i pravovremena distribucija i arhiviranje dokumenata u ličnom dosijeu pruža ne samo mogućnost brzog traženja dokumenta, već i njegovu sigurnost, isključuje gubitak. Stoga se ovoj fazi rada sa dokumentima uvijek pridavao veliki značaj i razvijali su se jedinstveni zahtjevi za formiranje i čuvanje dosijea.


Poglavlje 3. OBRADA LIČNIH PREDMETA ZA NAKNADNO ČUVANJE


3.1 Izrada korica ličnog dosijea


Prilikom pokretanja ličnog dosijea na omot se stavlja:

naziv matične organizacije - puni naziv se navodi u nominativu u skladu sa resornom podređenošću; ako matična organizacija ima zvanično prihvaćen skraćeni naziv, onda se on navodi iza punog;

naziv organizacije - puni naziv u nominativu se navodi u skladu sa statutom (pravilnicima) organizacije; ako organizacija ima službeno prihvaćen skraćeni naziv, onda se on navodi iza punog;

naziv strukturne jedinice - nazivni padež označava puni naziv strukturne jedinice u kojoj je predmet otvoren i koji se vodi;

indeks (broj) ličnog dosijea - naznačen u dnevniku (knjigi) lične evidencije;

naslov ličnog dosijea - navodi se prezime, ime, patronim zaposlenog u nominativu.

Osim toga, na omotu su djelomično iscrtani sljedeći detalji:

· “Datum predmeta ili rokovi za dokumente uključene u predmet” (Počeo: _____ i završio: ____)2;

· “Broj listova u fajlu” (Na ______ listova);

· „Vek trajanja kutije” (Čuvati _____).

Ovi detalji se u potpunosti sastavljaju prilikom pripreme ličnog dosijea za prijenos u arhivu organizacije nakon otpuštanja zaposlenika.

Forma korica ličnog dosijea razlikuje se od oblika omota predmeta trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, utvrđenog Modelom uputstva za kancelarijski rad i Osnovnim pravilima za rad arhiva organizacija, koji preciziraju vrstu dosijea (Lični dosije), navodeći indeks predmeta ne prema nomenklaturi predmeta (svi lični dosijei su uključeni u nomenklaturu predmeta organizacije pod jednim indeksom), već kao poseban dnevnik (knjiga) lične evidencije, navodeći kao naslov predmeta prezime, ime i patronimiju radnika o kome se otvara lični dosije.

Istovremeno, treba imati na umu da ako se tokom formiranja i vođenja ličnog dosijea promijenio naziv organizacije ili strukturne jedinice, tada je prezime naznačeno na omotu slučaja, a staro je priloženo u zagrade. Slično, prilikom promjene prezimena zaposlenog nakon podnošenja ličnog dosijea, staro prezime se stavlja u zagrade, a novo se piše iznad njega.

Stavovima 19. i 20. Uputstva utvrđeno je da se lični dosijei vode u kadrovskoj službi odvojeno od ostalih dosijea. Radi evidentiranja i obezbjeđivanja sigurnosti ličnih dosijea vodi se dnevnik (knjiga) ličnih evidencija čiji je oblik utvrđen Uputstvom. Prilikom upisa ličnog dosijea u dnevnik (knjigu) popunjavaju se sljedeće kolone: ​​„Broj ličnog dosijea“; "Prezime, ime, patronim zaposlenog"; "Datum registracije"; "Oznaka odjave".

Broj ličnog dosijea je njegov serijski registarski broj koji se dodjeljuje prilikom registracije, tj. prilikom upisa u dnevnik (knjigu).

Datum upisa ličnog dosijea je datum upisa ličnog dosijea u dnevnik (knjigu) upisa ličnog dosijea. Upis ličnog dosijea mora se izvršiti onog dana kada sadrži kopiju naredbe (uputstva, rješenja, rješenja) o prijemu u radni odnos (imenovanju na radno mjesto).


3.2 Priprema ličnih dosijea za prenos u arhivu organizacije


Prema stavu 23 Uputstva o postupku formiranja, vođenja i čuvanja ličnih dosijea zaposlenih, odobrenog Rezolucijom Komiteta za upravljanje arhivom i dokumentima pri Vijeću ministara Republike Bjelorusije od 26. marta 2004. br. 2, lični dosijei otpuštenih radnika podležu prenosu u arhivu organizacije prema popisu.

Potreba za predajom ličnih dosijea u arhivu utvrđena je zahtjevima Modela uputstva za kancelarijski rad u ministarstvima, državnim odborima i drugim tijelima centralne vlasti, ustanovama, organizacijama i preduzećima, odobrenim naredbom predsjednika Odbora za arhive i arhive. Kancelarijski rad Republike Bjelorusije od 23. maja 1995. godine broj 13, kao i Osnovni pravilnik o radu arhiva centralnih i lokalnih državnih organa i uprave, ustanova, organizacija i preduzeća, odobren odlukom Kolegijuma Belkomarhiva od 30. aprila 1997. br. 5.

U skladu sa ovim regulatornim pravnim aktima, svi slučajevi koji su nastali u kancelarijskom radu organizacije, čiji period skladištenja prelazi 10 godina, podliježu prenošenju u arhivu. Za lične dosijee zaposlenih, član 216. Liste standardnih dokumenata državnih organa i uprave, organizacija za operativno i statističko računovodstvo i izvještavanje, elektronski izvori informacija, radni odnosi, socijalna zaštita, rad sa kadrovima, obrazovanje, carinska kontrola, logistika, administrativno - privredne aktivnosti, kancelarijski rad, rad arhiva organizacija sa naznakom perioda skladištenja, odobrenih Uredbom Ministarstva pravde Republike Belorusije od 14.12.2006. br. 82, 75-godišnje skladištenje utvrđuje se period.

Stavom 24. Uputstva se utvrđuje da se registracija ličnih dosijea prilikom prenosa u arhivu vrši u skladu sa zahtjevima zakonodavstva. Zakonski akti koji regulišu relevantna pitanja uključuju gore navedeni Model uputstva za kancelarijski rad i Osnovna pravila za rad arhiva organizacija. Na osnovu zahtjeva regulatornih dokumenata, predmeti koji se prenose u arhiv moraju biti pripremljeni na odgovarajući način. Priprema predmeta za predaju u arhivu organizacije podrazumijeva njihovu potpunu registraciju, za razliku od djelimične registracije kojoj su podvrgnuti svi predmeti kada se osnivaju u kancelariji.

Pripremu predmeta za predaju u arhiv sprovode strukturne jedinice u kojima su ovi predmeti formirani. Stoga bi registraciju ličnih dosijea trebala obaviti kadrovska služba organizacije (stručnjak za ljudske resurse).

Upis predmeta se vrši u godini nakon kancelarijskog rada. Na primjer, dosijei završeni 2011. godine (tj. kadrovski dosijei zaposlenih koji su otpušteni 2011. godine) trebaju biti kompletirani i pripremljeni za arhiviranje tokom 2012. godine.

Prema utvrđenim zahtjevima, lični dosijei moraju biti pohranjeni u tvrdom kartonskom omotu sa četiri rupice ili ukoričeni, vodeći računa o mogućnosti slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja na njima. Metalni zatvarači (iverci, spajalice, igle, itd.) moraju se ukloniti iz kućišta.

Lični dosijei podliježu potpunoj registraciji, koja uključuje sljedeće korake:

.Reorganizacija dokumenata u predmetu. Dokumenti u dosijeu se vode direktnim hronološkim redom (prema datumu prijema i serijskom broju) tako da se prvi dokument nalazi na početku dosijea; svi metalni zatvarači su uklonjeni sa dokumenata (kako bi se spriječila rđa).

.Numeracija listova u kućištu. Kako bi se sačuvao i konsolidirao redoslijed slaganja dokumenata uključenih u predmet, oni su u proširenom obliku numerisani arapskim brojevima u bruto numeraciji u gornjem uglu crnom grafitnom olovkom ili mašinom za numerisanje. Fotografije, crteži, dijagrami i drugi ilustrovani dokumenti, koji su poseban list, numerisani su na poleđini u gornjem levom uglu. Koverte zašivene u futrolu, a zatim sa sljedećim brojem - svaki dodatak. Ako se u numeraciji pronađe veći broj grešaka, one se prenumerišu. U ovom slučaju, stari brojevi se precrtavaju jednom kosom crtom, a pored nje se stavlja novi broj.

.Izrada, po potrebi, internog popisa dokumentacije predmeta. Interni popis treba da bude u predmetima koji sadrže posebno vrijednu i ličnu dokumentaciju, kao iu sudskim i istražnim predmetima, u slučajevima dodjele akademskih titula i akademskih titula, u slučajevima autorskih certifikata i patentnih pronalazaka i sl. Interni popisi su potrebni i ako naslovi predmeta ne otkrivaju konkretan sadržaj dokumenata, na primjer, „Naredbe direktora za osnovne djelatnosti“. Oblik internog inventara, postupak njegovog sastavljanja regulisani su osnovnim pravilima za rad arhiva organizacija. interni inventar sadrži podatke o datumima i matičnim brojevima dokumenata, njihovim naslovima, broju listova svakog dokumenta, sa naznakom listova predmeta. Interni inventar u kućištu igra ulogu tabele sadržaja, pomaže da se osigura sigurnost dokumenata. listovi internog inventara numerišu se odvojeno od spisa predmeta, na kraju se vrši završni upis koji sadrži podatke o broju dokumenata koji su u njemu uključeni i broju listova samog internog inventara.

.Sastavljanje potvrde. Na kraju predmeta se na posebnom listu sastavlja certifikacijski natpis (list potvrde predmeta) koji brojkama i riječima označava broj numeriranih listova, navodi karakteristike i greške numeracije (brojevi koji nedostaju i označeni slovima) i fizičko stanje dokumenata predmeta. Budući da su listovi internog inventara posebno numerisani, njihov broj u natpisu overe se označava iza ukupnog broja listova predmeta kroz znak „+“ (plus).

Ovjerni natpis je čitko potpisan od strane zaposlenika koji ga je sastavio, odražavajući njegovu poziciju i datum upisa. Prilikom prenumeracije listova sastavlja se novi natpis o ovjeri, a precrtava se stari natpis o ovjeri.

Označeni i izostavljeni brojevi se označavaju u natpisu ovjere u slučaju da su učinjene greške u postupku numeracije listova ili su dokumenti povučeni iz ličnog dosijea i nisu vraćeni. Oznaka o prisutnosti slova i brojeva koji nedostaju omogućava vam da izbjegnete proceduru prenumeracije listova kućišta i značajno uštedite radno vrijeme. Na primjer, ako je list preskočen između listova označenih brojevima "14" i "15", tada se označava kao list "14a". Na isti način treba otkloniti grešku ako su dva lista u procesu numeracije označena istim brojem.

Neusklađenost u numeraciji listova ličnog dosijea može se uočiti prilikom pripreme dosijea za prenos u arhivu, jer se u ovoj fazi rada sa ličnim dosijeima mora izvršiti pregled lista po list, nazivi dokumenata uključenih u dosije i brojevi njihovih listova moraju biti verifikovani sa podacima navedenim u internom opisu.

.Unošenje potrebnih pojašnjenja u detalje omota slučaja. Naziv organizacije i njena neposredna podređenost za period izrade dokumenata uključenih u predmet, naziv predmeta (tomovi, dijelovi), rokovi za dokumente predmeta, broj listova u predmetu su specificirano.

Dakle, lični dosijei zaposlenih nakon završetka njihovog rada treba da se prenesu u arhivu organizacije. Datum završetka ličnog dosijea je datum naredbe za razrješenje (razrješenje). Zbog toga je u tački 23. Uputstva propisano da se lični dosijei otpuštenih radnika predaju u arhivu.


ZAKLJUČAK


Glavni regulatorni dokumenti koji se danas moraju koristiti prilikom organizovanja rada na formiranju, izvršavanju i čuvanju dosijea su „Osnovna pravila za rad arhiva organizacija“, „Sistem podrške državnoj dokumentaciji za upravljanje“ i „Standardno uputstvo za kancelarijski rad u federalnim organima izvršne vlasti”.

Proceduru za formiranje, čuvanje i izvršenje predmeta treba utvrditi na osnovu navedenih regulatornih akata u uputstvu za kancelarijski rad određene institucije, kompanije, sa naznakom specifičnosti (ako ih ima) formiranja pojedinih kategorija. slučajeva. ovo uputstvo treba da se pridržavaju zaposleni u instituciji odgovornoj za formiranje i čuvanje dosijea.

Čuvanje i vođenje ličnih dosijea organizovano je u cilju brzog i preciznog traženja ličnih dosijea, obezbeđivanja njihove bezbednosti, kao i obezbeđenja poverljivosti podataka sadržanih u dokumentima ličnih dosijea od neovlašćenog pristupa.

Prijem ličnih dosijea u arhiv određen je zahtjevima Modela uputstva za vođenje evidencije u ministarstvima, državnim odborima i drugim tijelima centralne vlasti, ustanovama, organizacijama i preduzećima, odobrenim naredbom predsjednika Komisije za arhive i evidenciju. Uprava Republike Bjelorusije od 23. maja 1995. broj 13, kao i Osnovna pravila za rad arhiva centralnih i lokalnih organa državne vlasti i uprave, ustanova, organizacija i preduzeća, usvojena odlukom Kolegijuma g. Belkomarhiva od 30. aprila 1997. br. 5.


Tutoring

Trebate pomoć u učenju teme?

Naši stručnjaci će savjetovati ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite prijavu naznačivši temu upravo sada kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konsultacija.

Potpisivanjem ugovora o radu građanin se obavezuje da kompaniji poslodavca dostavi određen paket dokumentacije, koji se objedinjuje u lični dosije zaposlenog.

Za značajan dio firmi ne postoji direktna indikacija o vođenju ličnih dosijea zaposlenih u organizaciji u normama zakonodavstva. Ovo pravilo se ne odnosi na državne službenike, za koje lični dosije mora biti obavezan (Zakon br. 79-FZ od 27. jula 2004.).

Međutim, u većini nedržavnih kompanija vođenje ličnih dosijea zaposlenih je uobičajena praksa, jer vam omogućava da sistematizirate sve podatke o svakom pojedinom zaposleniku i omogućite pristup informacijama u kratkom roku.

Lični dosije zaposlenog: šta je i od čega se formira

Lični dosije zaposlenog je jedan ili grupa dokumenata generisanih u odnosu na jednog zaposlenog u kompaniji i smeštenih u posebnu fasciklu.

Prijem dokumenata građana vrši se tokom čitavog perioda saradnje preduzeća i pojedinca. Razmotrite koje dokumente treba uključiti u lični dosije zaposlenog (uzorak je prikazan u nastavku).

Tokom perioda zaposlenja građanina u organizaciji, dokumenti kao što su:

  • kopije osnovnih dokumenata građanina, kao što su TIN, ruski pasoš, isprava penzionog osiguranja, vojna knjižica, dokumenti koji potvrđuju stečeno obrazovanje;
  • medicinski certifikat;
  • ugovor o radu;
  • kopiju naredbe rukovodioca rada i druga slična dokumenta.

Tokom važenja ugovora, sljedeća dokumenta mogu biti uključena u lični dosije zaposlenog (pogledajte primjer u nastavku):

  • opis posla potpisan od strane pojedinca;
  • dodatni ugovori uz postojeći ugovor;
  • Dokumenti za registraciju braka;
  • dokument o neotkrivanju poslovne tajne.

Raskid ugovora o radu je takođe osnov za uključivanje određenih dokumenata u lični dosije zaposlenog (uzorak je dat u nastavku). To posebno uključuje:

Shodno tome, priprema ličnog dosijea svakog građanina vrši se u svim fazama interakcije između kompanije i angažovanog osoblja.

Pravila za vođenje ličnih dosijea zaposlenih

Što se tiče pravila za vođenje ličnih poslova koja su odobrena na državnom nivou, takve odredbe u domaćoj praksi ne postoje. Standardizaciji podliježu samo lični dosijei određenih kategorija radnika.

Uprkos tome, praksa koja se razvija iz godine u godinu otkriva osnovne aspekte pripreme ličnih dosijea zaposlenih u nedržavnim kompanijama.

Za vođenje ličnog dosijea najčešće je odgovoran zaposlenik kadrovske službe kompanije. Ako ova pozicija odsutna u organizaciji, odgovornost za pripremu dokumenta obično se prenosi na računovođu.

Prilikom pripreme ličnog dosijea građanina, preporučljivo je sastaviti inventar. Ovo se radi, prije svega, kako bi se vizuelno prikazali hronološkim redom svi dokumenti dostupni u vezi sa građaninom u ličnom dosijeu, što će uvelike olakšati proces pronalaženja potrebnih informacija ako je potrebno.

Popunjavanje naslovne strane ličnih dosijea zaposlenih u kompaniji

Naslovna stranica ličnog dosijea zaposlenog treba da pruži maksimalnu informaciju, zbog čega sadrži informacije kao što su:

  • naziv poslodavca (ako postoje podjele, potrebno je navesti onu u kojoj građanin radi);
  • redni broj ličnog dosijea zaposlenog;
  • Puno ime i prezime zaposlenog;
  • datum otvaranja ličnog dosijea (poklapa se sa datumom prijema u kompaniju zaposlenog);
  • datum zatvaranja (poklapa se sa datumom rješenja o otkazu);
  • stvarni broj listova dokumenta (popunjen neposredno pre nego što se dokument prenese u arhivu preduzeća).

Naslovna strana ličnog dosijea zaposlenog – uzorak:

U cilju objedinjavanja metoda vođenja ličnih dosijea na nivou preduzeća, uprava može donijeti propis o ličnom dosijeu zaposlenog. Ovaj dokument se najčešće sastavlja u državnim organizacijama i sadrži informacije o tome koje dokumente pojedinac dostavlja prilikom zaposlenja, koje dokumente poslodavac treba da izda, kao i druge aspekte koji se, u jednoj ili drugoj mjeri, odnose na vođenje ličnih dosijea osoblje kompanije.

Čuvanje ličnih dosijea građana koji trenutno rade u preduzeću poslodavca vrši se u kadrovskoj službi (ako računovođa nema). Nakon raskida ugovora, lični dosije se mora arhivirati i prenijeti na čuvanje u arhivu organizacije.

Obrazac ličnog dosijea važan je dokument koji, uprkos opcionoj primjeni, uspješno koriste domaće firme.

Obaveza čuvanja ličnih dosijea (PD) zaposlenih ne leži na svim preduzećima. Prema članu 42 Saveznog zakona br. 79 od 27. jula 2004. godine, sve organizacije koje zapošljavaju državne i opštinske službenike dužne su da prikupe takav paket dokumenata. Što se tiče privatnih organizacija, one same odlučuju da li će pokrenuti LD za zaposlene. U praksi, većina organizacija i preduzetnika prikuplja podatke o zaposlenima, jer vam to omogućava da sistematizirate informacije o osoblju.

Lični dosije zaposlenog, uslovi za njegovo izvođenje

Postojeća zakonska regulativa ne reguliše postupak održavanja LD. Stoga se preporučuje da se izradi propis koji će precizirati detalje o formiranju, održavanju i čuvanju ovog paketa dokumenata, njegov sastav i krug osoba koje mu imaju pristup. Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 30. maja 2005. br. 609 „O odobravanju Pravilnika o ličnim podacima državnog službenika Ruske Federacije i vođenju njegovog ličnog dosijea” može se uzeti kao osnova za ovaj lokalni regulatorni akt.

Dokumenti koji se uključuju u LD mogu se podijeliti u tri kategorije:

  • prezentuje i formira po prijemu na posao:
    • kopije pasoša, SNILS, TIN, vojne karte, diplome, svedočanstva, atest;
    • upitnici i biografije;
    • reference i karakteristike sa prethodnih poslova;
    • ljekarska uvjerenja;
    • prijava za posao;
    • ugovor o radu;
    • kopiju naloga za prijem u radni odnos i sl.;
  • koji nastaju tokom rada:
    • opis posla;
    • kopije potvrde o vjenčanju, razvodu, rođenju djeteta, invalidnosti;
    • dodatni ugovori uz ugovor o radu;
    • potvrde o medicinskim pregledima;
    • kopije naloga za premještanje, unapređenje, uklanjanje disciplinskih mjera, itd.;
    • kopiju radne knjižice;
    • atestni listovi, kopije potvrda o stručnom usavršavanju i sl.;
  • vezano za otkaz ugovora o radu:
    • pismo ostavke;
    • kopiju obavještenja o otkazu.

Registracija i skladištenje

Za projektovanje i održavanje LD obično je odgovoran zaposlenik kadrovske službe. Njegove dužnosti obuhvataju formiranje predmeta, ovjeru kopija, čuvanje, vođenje inventara, unos i povlačenje dokumenata itd. Proces prikupljanja podataka o podređenom počinje od momenta prijema u radni odnos i nastavlja se tokom cijele njegove radne aktivnosti. Svaka datoteka je pohranjena u zasebnom folderu, na čijoj naslovnoj stranici treba biti naznačeno:

  • Naziv organizacije;
  • PUNO IME. zaposlenik;
  • strukturnu jedinicu u kojoj je zaposlenik zaposlen;
  • LD broj;
  • datum početka i prestanka njegovog održavanja;
  • broj listova (ne više od 250);
  • period skladištenja.

Na korice fascikle zalijepljen je popis dokumenata. Sadrži podatke o uvođenju i povlačenju papira iz predmeta. Obrazac inventara se izrađuje samostalno ili se koristi obrazac odobren za državna preduzeća.

Inventar ličnog dosijea radnika, uzorak dizajna - 2020

Pravila za održavanje LD treba da budu razvijena u preduzeću, ali kao opšte pravilo, svi radovi u fascikli treba da budu raspoređeni hronološkim redom.

Pošto LD sadrži lične podatke zaposlenog, poslodavac je dužan da obezbedi odgovarajuće uslove čuvanja. Fascikle sa kovčezima čuvati u metalnim ormanima, zaključane ključem u prostorijama zaštićenim od vlage i požara. Uvid u dokumente može imati samo ograničen krug lica naveden posebnom odredbom.

Podijeli: