Календарных дней расчетного периода. Как рассчитать отпускные: примеры для начинающих

Многие из нас нередко задаются вопросом о том, что такое календарные дни. Это последовательные дни, имеющие свой порядковый номер в месяце. В них входят все выходные и праздники. Кроме того, к календарным также относят рабочие дни. Особое внимание данному понятию уделяют в том случае, когда дело касается оформления служебной документации. Подробнее обо все этом читайте в настоящей статье.

Основное

Какие дни считаются календарными днями? Это именно тот самый вопрос, который волнует многих граждан, осуществляющих трудовую деятельность в различных организациях. Ведь с этим приходится сталкиваться в повседной жизни. При оформлении документации, касающейся служебных отношений, очень важно видеть принципиальную разницу, заключающуюся между рабочими и календарными днями. Это поможет не допустить ошибок в работе отдела кадров и бухгалтерии при расчете отпускных и командировочных выплат.

Что же еще здесь необходимо знать? Простыми словами, каждый день в месяце является календарным. Но данное понятие в законе не зафиксировано.

Итак, значит, календарные дни - это все дни месяца, включая рабочие и праздничные. Данное понятие чаще всего используется в трудовом законодательстве. Например, отпуск сотруднику полагается в календарных днях. Это означает, что в период отдыха последнего будет входить не только тот промежуток времени, в течение которого он обычно трудится, но и выходные. Но как происходит расчет отпускных?

По правилам, денежные средства должны быть переведены сотруднику за три дня до начала его законного отдыха. Необходимо также отметить, что оплате подлежат не только рабочие, но и выходные дни (т. е. все календарные). Таков порядок.

При расчете зарплаты подчиненных бухгалтер учитывает только рабочие дни. Например, если подчиненный трудится в организации по восемь часов пять дней в неделю, то, соответственно, выходные дни у него не оплачиваются. Так положено по закону.

Календарный месяц

Что же означает данное понятие? Какой промежуток времени в себя включает? Каждый календарный месяц начинается с первого дня и заканчивается последний днем конкретного месяца. Например, январь длится с первого по тридцать первое число. Месяц состоит из календарных дней, которые, в свою очередь, подразделяются на рабочие, праздничные и выходные. Это также необходимо знать.

Дополнительно

В служебной документации достаточно часто можно встретить требование о предупреждении другой стороны о своих намерениях не менее чем за один календарный месяц. Что же обозначает данное понятие, когда речь идет об исчислении сроков? С учетом ранее указанного определения можно сделать вывод о том, что для соблюдения требований о предупреждении сторона должна уведомить другую сторону о наступлении какого-либо события не позднее первого дня календарного месяца, предшествующему тому, на который запланировано совершение определенного действия (например, изменение существенных условий служебного соглашения). Только в этом случае не будут нарушены требования законодательства.

Время заслуженного отдыха

Если человек совсем недавно пришел работать в организацию, то только через шесть месяцев осуществления служебной деятельности у него появится право на оплачиваемый отпуск. Как уже было описано ранее, в трудовом законодательстве такой период отдыха исчисляется только в календарных днях. Но какой в этом случае будет его продолжительность? Получается, что новому сотруднику положен отпуск на 14 календарных дней. Ведь рабочий период полностью не отработан. Это значит, что 28 положенных календарных дней отпуска такому сотруднику руководитель не предоставит. В противном случае он нарушит закон.

Праздники

Выпадают на определенные дни недели. В ТК закреплены государственные праздники, в которые работающим людям предоставляется время для отдыха. Гражданам, осуществляющим служебную деятельность в указанные дни, должна быть произведена повышенная оплата труда или предоставлен дополнительный выходной. В противном случае руководитель организации нарушит нормы закона.

Праздничные календарные дни закреплены в статье 112 ТК. К ним относятся:

• Новогодние каникулы.
• Рождество.
• 23 февраля - День защитника Отечества.
• 8 марта -
• 1 мая - Праздник Весны и Труда.
• 9 мая - День Победы.
• 4 ноября - День народного единства.
• 12 июня - День России.

В том случае, если какой-либо праздник из вышеперечисленных выпадает на выходной, то он переносится на следующий за ним рабочий день. Об этом написано в законодательстве.

Важно

В ФЗ № 107 "Об исчислении периодов" от 2011 года содержится такое определение, как календарный год. Многих граждан сразу интересует вопрос о том, что это означает? Так вот, календарный год - это период времени, который длится с первого января и заканчивается 31 декабря. В его численность входит 365 или 366 дней. Это зависит от того, обычный год или високосный. Кроме того, каждый год имеет свой порядковый номер. Вот, например, сейчас 2017-й, после того как он закончится 31 декабря, первого января начнется исчисление 2018 года. Такой вот порядок.

Необходимо также отметить, что главным ориентиром для присвоения определенного номера каждому году является Григорианский календарь. Как же это отражается в повседневной деятельности организаций и предприятий? Здесь сразу же необходимо сказать о том, что фирмы при заключении договоров должны иметь четкое представление о том, что такое календарный год. Тем не менее очень часто данное понятие используется руководителями компаний без должного понимания.

Общее

Каждая неделя, месяц и год состоят из определенного количества календарных дней. В указанную численность входят государственные праздники и выходные. По общему правилу многие организации осуществляют свою деятельность с понедельника по пятницу. Выходными днями считаются суббота и воскресенье. Поэтому если человеку предложили потрудиться в нерабочее время, то ему должны компенсировать это в двойном размере или предоставить дополнительный выходной. Но для чего нужны в законодательстве такие понятия, как календарный месяц, неделя, год? Ответ здесь очень простой. Для того чтобы правильно исчислять сроки оформления служебной документации. Например, если в документе написано, что он может быть обжалован в вышестоящую инстанцию в течение нескольких календарных дней, то это значит, что сюда включаются даже выходные дни. Об этом обязательно нужно знать.

Заключение

Для того чтобы лучше ориентироваться во времени, граждане в общении друг с другом и при заполнении документов используют такие понятия, как рабочие, праздничные, выходные дни. Так вот, все эти дни входят в календарные. Если в договоре прописано, что работа будет сделана через определенное количество календарных дней, значит, так и будет. В этот период времени включаются и праздники, и выходные. Об этом нужно знать. Именно по этой причине многие организации предпочитают ограничиться осуществлением своих обязанностей только в рабочие дни. Так и указывают в договоре.

Если речь идет об отпуске, то он также отсчитывается в календарных днях. По той причине, что такое правило прописано в ТК. Кроме того, если речь идет об оплате отпуска, то в расчет берутся все календарные дни (без учета праздников). Поэтому, чтобы не нарушить нормы закона, граждане и организации, учреждения должны иметь представление о правильном исчислении времени.

При определении отпускного стажа важно знать, какие периоды включаются в расчет, а какие нет. К включаемым периодам относится (ст. 121 ТК РФ):

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место/должность (например, это ежегодный оплачиваемый отпуск, выходные дни, нерабочие праздничные дни, период болезни, отпуск по беременности и родам и т.д.);
• отпуск за свой счет, продолжительность которого не превышает 14 календарных дней в течение рабочего года;
• период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего не по своей вине обязательный медицинский осмотр;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе.

Периоды, не включаемые в отпускной стаж

В отпускной стаж не включаются (ст. 121 ТК РФ):

• отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-х лет;
• отпуск за свой счет, превышающий 14 календарных дней;
• время отсутствия работника на работе без уважительных причин.

Дни, исключаемые из отпускного стажа, сдвигают окончание рабочего года сотрудника (Письмо Минтруда России от 18.10.2016 N 14-2/В-1045). Например, работник принят на работу 11.04.2018. С 05.09.2018 по 23.09.2018 он брал неоплачиваемый отпуск. Если бы этот отпуск работника составлял 14 календарных дней или меньше, то рабочий год закончился бы 10.04.2019. А так как отпуск продлился 19 календарных дней, окончание рабочего года сдвинется на 5 дней (19 дней - 14 дней), соответственно, для отпускных целей рабочий год сотрудника закончится 15.04.2019.

Отпускной стаж при неполном рабочем времени

Если работник трудится неполный рабочий день, то данный факт на расчет отпускного стажа никак не влияет (ст. 93 ТК РФ). То есть стаж для таких работников рассчитывается так же, как и для работников, трудящихся полный рабочий день.

Отпуск за неполный рабочий год

Право на отпуск за первый год работы возникает у работника через 6 месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). А по согласованию с работодателем отпуск может быть предоставлен и до истечения этих 6-ти месяцев. Количество дней отпуска за неполный рабочий год рассчитывается так:

Отработанные месяцы считаются так же, как и рабочий год, со дня приема на работу. Например, если работник принят на работу 10.04.2019, то его первый рабочий месяц закончится 09.05.2019. Не полностью отработанные месяцы учитываются следующим образом:

• месяц засчитывается как полностью отработанный, если работник отработал половину месяца или больше;
• месяц не учитывается в расчете, если работник отработал меньше половины месяца.

Расчет отпускных

Мало определить, сколько дней отпуска заработал работник, надо же еще и рассчитать отпускные. В этом вам поможет наш .

Если же ваш работник увольняется, не отгуляв отпуск, то вы должны выплатить этому работнику компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ). Рассчитать ее сумму можно, воспользовавшись нашим .

Поскольку информация о начислении отпускных пользуется на нашем сайте и форуме большой популярностью, мы решили составить для начинающих бухгалтеров небольшую памятку с примерами расчетов. В статье показано, как вычислить отпускные в двух случаях: когда расчетный период отработан полностью и когда в расчетном периоде были исключения. Также в статье есть ответ на вопрос, почему среднемесячное число календарных дней равно 29,3.

Почему среднемесячное число календарных дней равно 29,3

Для того, чтобы рассчитать отпускные (или компенсацию за неиспользованный отпуск), необходимо определить величину среднего дневного заработка. При ее вычислении нужно использовать некий коэффициент, который называется «среднемесячное число календарных дней». Этот коэффициент неизменный, и его значение всегда равно 29,3 (ст. ТК РФ).

Чем обусловлена данная цифра? Она представляет собой количество календарных дней в году, уменьшенное на число нерабочих праздничных дней и деленное на 12 месяцев.

Средний дневной заработок = заработок за расчетный период: 12: среднемесячное число календарных дней

Приведем пример.

Пример 1

Работник уходит в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб. Бухгалтер вычислил, что средний дневной заработок равен 2 218,43 руб. (780 000 руб.: 12 мес.: 29,3). Значит, сумма отпускных — 31 058,02 руб. (2 218,43 руб. × 14 дн.).

Расчетный период отработан не полностью

В расчетном периоде работник мог быть, например, на больничном. Это время из расчетного периода исключается (п. 5 Положения).

Формула для расчета среднего дневного заработка в такой ситуации будет следующей:

Средний дневной заработок = выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка: (среднемесячное число календарных дней × количество полностью отработанных месяцев + количество отработанных календарных дней в неполных месяцах)

Приведем примеры расчетов.

Пример 2

Оклад работника составляет 20 000 рублей. Работник подал заявление о предоставлении ему отпуска с 8 июля 2019 года на 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2018 года по 30 июня 2019 года. При этом в апреле 2019 года работник брал больничный на 10 дней (с 1 по 10 апреля). Поэтому за апрель 2019 года он получил зарплату в общей сумме 13 000 рублей.
Шаг 1. Определяем выплаты, которые включаются в расчет.
20 000 руб. × 11 мес. = 220 000 руб. (общая сумма выплат за полностью отработанные 11 месяцев, кроме апреля).
За апрель 2019 года работнику выплачено 13 000 рублей. Поэтому для расчета принимается сумма 233 000 руб. (220 000 руб. + 13 000 руб.).
Шаг 2. Определяем количество отработанных календарных дней в неполных месяцах.
Апрель 2019 года отработан не полностью. Всего в апреле 30 календарных дней, а на отработанные дни (с 11 числа, когда работник вышел на работу после болезни) приходится 20 календарных дней (30 дн. - 10 дн.).
Для определения количества отработанных дней в апреле используем формулу:
29,3 дн.: количество календарных дней в месяце, когда работник был на больничном × количество календарных дней в месяце, которые приходится на отработанное время в этом месяце.
Итого в апреле 2019 года отработано 19,5333 дн. = 29,3 дн.: 30 дн. × 20 дн.
Шаг 3. Определяем средний дневной заработок.
Теперь применяем полученные значения в приведенной выше формуле. Итого средний дневной заработок составит 681,6187 руб. (233 000 руб.: (29,3 × 11 мес. + 19,5333 дн.)).
Шаг 4. Определяем размер отпускных.
Работник уходит в отпуск на 14 календарных дней. Значит, сумма отпускных составит 9 542,66 руб. (681,6187 руб. × 14 дн.).

До того, как бухгалтер рассчитает средний заработок для того, чтобы начислить сотруднику отпускные, он должен определить расчетный период для отпуска. Продолжительность такого периода ограничена, некоторые периоды из него исключаются. Как правильно это сделать подробно рассмотрим в статье.

Расчетный период для отпуска

Какая будет продолжительность расчетного периода для отпуска зависит в первую очередь от того, какое время в организации проработал сотрудник. Но в любом случае, больше, чем 1 год, данный период быть не может.

Например, сотрудник начал трудиться в организации более, чем год назад. Расчетный период тогда будет равен 12 месяцам до его ухода в отпуск. Месяц в расчет берут календарный, полный, с 1 по последнее число.

Когда сотрудник собрался в отпуск, отработав меньше 1 года, то за расчетный период принимают все то время, которое он трудился в организации.

И в расчет период включается следующим образом: с первого рабочего дня по последнее число месяца, который предшествует началу отпуска.

Организация также вправе самостоятельно устанавливать расчетный период. Прописать это нужно в локальном документе организации, например, в коллективном договоре. Например, работодатель может установить расчетный период, равный не 12, а 6 месяцам. ТК это не запрещено, но если соблюдается следующее условие: Рассчитанные исходя из такого расчетного периода отпускные не должны быть меньше рассчитанный по общим правилам.

Что исключить из расчетного периода

Из расчетного периода исключить следует следующие дни, когда:

• Сотруднику выплачивался средний заработок. Под такими днями понимаю периоды оплачиваемого отпуска, командировки (За исключением периода кормления ребенка);
• Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске;
• Сотрудник брал отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты);
• Сотрудник брал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за инвалидами;
• Сотрудник по независящим ни от работодателя ни от самого работника причинам не работал. Например, дни отключения электричества;
• Сотрудника от работы освободили.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Пример определения расчетного периода

Бухгалтер Петрова О.П. трудится в ООО «Континент» четвертый год. Она написала заявление на положенный ей оплачиваемый отпуск с 6 ноября 2017 года.

Определяем расчетный период:

Определим дни, исключаемые из расчетного периода Петровой:

1. Период отпуска за свой счет – 12 декабря – 25 декабря 2016 года;
2. Период командировки – 1 апреля – 16 апреля 2017 года;

Когда из расчетного периода исключают все дни

Нередки и такие случаи, когда все дни из расчетного периода нужно исключить. В таком случае, расчетный период нужно заменить на тот, который предшествует исключаемому.

Для расчета также берется период, состоящий из полных 12 месяцев.

Рассмотрим подробнее на примере:

Бухгалтер Петрова О.П. работает в ООО «Континент» с 24 июля 2017 года. Заявление на отпуск Петрова написала с 6 ноября 2017 года.

Так как Петрова до отпуска проработала в организации меньше года, то за расчетный период принимаем следующий:

Из этого периода нужно исключить следующие дни:

1. Дни командировки – 24 – 31 июля 2017 года;
2. Учебный отпуск – 1 августа 2017 года – 31 декабря 2017 года.

Так как весь расчетный период Петровой состоит из исключаемого времени, а предшествующий расчетному период Петрова еще не трудилась в организации, то для расчета отпускных возьмем дни месяца ухода в отпуск, то есть:

Если сотрудник по болезни продлил отпуск

Когда сотрудник в отпуске заболевает, он вынужден продлить его на период болезни. В такой ситуации из расчетного периода время болезни следует исключить. То есть, первоначально при расчете отпускных рассчитывается расчетный период, исходя из времени работы сотрудника в организации. А затем из этого периода исключается дни болезни.

Подробнее на примере:

Бухгалтер ООО «Континент» написала заявление на отпуск с 17 по 31 октября 2017 года. Все дни отпуска она болела и перенесла его на период с 1 по 15 ноября 2017 года. Расчетный период будет следующим:

С 1 ноября 2016 года по 16 октября 2017 года, при этом дни с 17 по 31 октября 2017 года из расчетного периода следует исключить.

Если сотрудник уволился, а затем вернулся

Иногда уволенные сотрудники возвращаются. Но это не значит, что в расчетный период можно включать то время, которое он отработал до увольнения. Учитываться будут только те месяцы, которые сотрудник отработал вновь устроившись. Это вытекает из того, что трудовой договор с сотрудником при увольнении расторгается и ему выплачивается расчет, который также содержит компенсацию за неиспользованный отпуск. А значит включать в расчет то время нельзя.

Расчетный период при реорганизации

Если в компании была произведена реорганизация, то расчетный период должен включать в себя время работы сотрудника до реорганизации и время после. Связано это с тем, что трудовой договор во время реорганизации с сотрудником не расторгают. А значит трудовая деятельность его не прерывалась, он как работал так и работает в одной организации.

Выходные и праздничные дни в расчетном периоде

Возникают и такие ситуации, когда сотрудник до или после выходных дней сотрудник брал отпуск за свой счет или болел. Но даже в этом случае исключать из расчета выходные дни не нужно.

В расчет не включаются только дни болезни, командировки и другие периоды, но не выходные и праздничные.

Рассмотрим на примере:

Бухгалтер Петрова О.П. работает в ООО «Континент» более трех лет. Она написала заявление на отпуск с 10 февраля 2017 года. Расчетный период Петровой определяем исходя из продолжительности работы в организации:

Из расчетного периода исключаем следующие дни:

1. Отпуск за свой счет – 25 – 31 декабря 2016 года;
2. Больничный – 11 – 15 января 2017 года.

Праздничные дни с 1 по 10 период из расчета не исключается, а значит расчетный период будет следующим:

Законодательная база

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Нужно исключать и расчетного периода дни, когда наш сотрудник находился под арестом?

Ответ: Такие дни исключить можно только в том случае, если руководитель освободил сотрудника на это время от работы. Если фактического освобождения от работы не было, то исключать эти дни не нужно, так как арест в перечень исключаемых периодов не входит.