Kako napisati pismo kompaniji. Kako napisati poslovno pismo

Izrada raznih vrsta poslovnih pisama je neophodan dio posla poslovnih predstavnika. Zahvaljujući ovakvim porukama stiču mogućnost da komercijalne probleme rješavaju na najpristupačniji, brz i optimalan način.

FILES Otvorite ove datoteke na mreži 2 fajla

Šta su poslovna pisma

Uobičajeno, poslovna pisma se mogu podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:

• čestitka;
• informativna pošta;
• i tako dalje.

Kao odgovori na sva ova pisma, koja su takođe deo službene poslovne korespondencije, a napisana su i po određenim kanonima, može se označiti posebna stavka.

Ko treba da bude autor pisma

Poslovna pisma uvijek moraju sadržavati potpis. Istovremeno, svaki zaposlenik kompanije čija je nadležnost ova funkcija ili je za to ovlašten po nalogu direktora može biti direktno uključen u sastavljanje pisma. Obično je to stručnjak ili šef strukturne jedinice zadužen za temu poruke. Međutim, bez obzira ko piše pismo, u svakom slučaju, pismo se mora dostaviti na odobrenje menadžeru, imajući u vidu da je napisano u ime kompanije.

Opšta pravila za pisanje poslovnih pisama

Sve poslovne poruke treba da se odnose samo na aktivnosti kompanije ili okolnosti povezane sa njom. Istovremeno, bez obzira na sadržaj, moraju ispunjavati određene zahtjeve.

Prije svega, to je određena struktura. Poruka uvek treba da sadrži:

• datum pisanja,
• podatke o pošiljaocu i primaocu,
• ljubazno obraćanje (u obliku riječi "Dragi Ivane Petroviču", "Draga Elena Grigorjevna"),

Treba napomenuti da pisma mogu biti upućena i pojedinačnim zaposlenima i cijelim timovima (u ovom slučaju dovoljno je da se ograničimo na pozdrav „Dobar dan!“).

Uz pismo mogu biti priloženi različiti dodatni dokumenti, foto i video dokazi - ako ih ima, to mora biti odraženo u glavnom tekstu.

Pismo se može sastaviti i na običnom standardnom listu A4 formata i na memorandumu organizacije. Druga opcija je poželjnija, jer s njom ne morate ručno unositi podatke o kompaniji, osim toga, takvo pismo izgleda solidnije i još jednom ukazuje da poruka pripada službenoj korespondenciji. Može se napisati u rukopisnom obliku (slova napisana kaligrafskim rukopisom su posebno uspješna), ili odštampana na računaru (zgodno je kada trebate napraviti nekoliko kopija pisma).

Pismo mora biti ovjereno potpisom, ali nije potrebno pečatom, jer. Od 2016. godine pravna lica su izuzeta od potrebe korištenja pečata u svojoj djelatnosti.

Prije slanja, poruka se po potrebi registruje u dnevnik odlazne dokumentacije, u kojem joj se dodjeljuje broj i postavlja datum polaska.

Na šta treba obratiti pažnju kada pišete pismo

Prilikom sastavljanja pisma morate pažljivo pratiti pravopis, pridržavati se pravila i normi ruskog jezika u pogledu vokabulara, gramatike, interpunkcije itd. Primaoci uvijek obraćaju pažnju na to koliko su dobro misli izražene i uokvirene u poruci.

Ne zaboravite da sprovedene studije jasno pokazuju da ljudi nisu spremni da provedu više od jednog minuta čitajući ovakva pisma.

Pismo mora biti napisano u ispravnom obliku, bez „širenja misli po stablu“, prilično kratko i sažeto, do poenta. Svaka nova tema treba biti uokvirena kao poseban pasus, koji po potrebi treba podijeliti na paragrafe. Osim toga, sažeto i jasno pismo će primatelju dati do znanja da autor cijeni svoje vrijeme. Ovdje je na mjestu izreka „kratkoća je sestra talenta“.

Šta ne treba raditi u poslovnom pismu

U poslovnim pismima, bezobrazan ili neozbiljan ton je potpuno neprihvatljiv, baš kao i previše suh tekst i banalne "pečate". Također treba izbjegavati složene formulacije, obilje participskih i participskih okreta, posebnu terminologiju razumljivu uskom krugu stručnjaka.

Pismo ne bi trebalo da sadrži neprovjerene, nepouzdane, a još više, namjerno lažne informacije.

Treba imati na umu da ova vrsta poruke nije samo dio rutinske poslovne korespondencije, već se u velikom broju slučajeva odnosi na službene dokumente koji kasnije mogu dobiti status pravno značajnih.

Kako poslati pismo

Svaka zvanična poruka može se poslati na nekoliko osnovnih načina.

1. Prvi, najmoderniji i najbrži, je putem elektronskih sredstava komunikacije. Pogodan je i brz, osim toga, omogućava vam slanje informacija gotovo neograničenog volumena.

   Ovdje postoji samo jedan minus - s velikom količinom pošte od primatelja, pismo se lako može izgubiti ili pasti u mapu Spam, stoga je pri slanju pisama na ovaj način preporučljivo dodatno osigurati da pismo ima primljeno (putem jednostavnog telefonskog poziva).

2. Drugi način: konzervativan, koji vam omogućava da pošaljete poruku ruskom poštom. Istovremeno, preporučljivo je koristiti funkciju slanja preporučenom poštom sa potvrdom o prijemu - ovaj obrazac garantuje da će pismo stići do primaoca, o čemu će primalac dobiti posebno obavještenje.

   Obično se slanje putem standardne pošte koristi u slučajevima kada se šalju originalni dokumenti, pisma ovjerena živim potpisima i pečatima.

3. Takođe, pismo se može poslati faksom ili raznim instant messengerima, ali samo pod uslovom da su odnosi između partnera dovoljno bliski i da u potpunosti dozvoljavaju takav način prepiske.

Sastavni atribut svakog poslovanja je poslovna korespondencija. Zaposleni svakog preduzeća komuniciraju sa kolegama i kupcima, sa dobavljačima i potrošačima. Općenito, svakodnevna rutina svakog ureda svakako uključuje i učešće u korespondenciji.

Dok većina zaposlenih u preduzećima i organizacijama svakodnevno šalje i prima brojne poruke, ne pridržavaju se svi utvrđenih normi i pravila prilikom njihovog kreiranja. Ispostavilo se da pravilno i ispravno pisanje poslovnog pisma nije tako jednostavno. Postoji niz zahtjeva i obrazaca koji se primjenjuju u svijetu i koji se odnose na tok posla. Oni uključuju pravila za pisanje poslovnog pisma, kao i glavne tačke vezane za dizajn.

Kada sastavljate poruku organizaciji treće strane ili samo kolegi u susjednom odjelu, trebali biste se pridržavati strogog stila (s izuzetkom prijateljske korespondencije, za koju ne postoje takva ograničenja). Nemojte koristiti previše emotivne riječi čak ni da opišete važnost transakcije ili užitak testiranih proizvoda. Poslovno pismo treba da bude jasno, sažeto i razumno suzdržano.

Poruka treba da počne od primaoca. Ako je namijenjen zaposleniku u organizaciji treće strane, svakako morate navesti njeno ime, poziciju primaoca, kao i njegovo puno ime. U slučaju kada dokument ostaje u kompaniji, dovoljno je prezime sa inicijalima (možete dodati i radno mjesto).

Poslovno pismo trećoj organizaciji treba da bude napisano na memorandumu kompanije (bez obzira da li će biti poslato elektronski ili u papirnoj formi). U nedostatku, možete jednostavno navesti podatke o pošiljaocu u "zaglavlju" dokumenta.

Prije nego što počnete sastavljati tekst, morate razmisliti o njegovoj strukturi, identificirati glavne teze i ciljeve pisanja. Ovo će znatno olakšati proces pisanja. Pismo treba da se završi potpisom, koji označava ne samo ime pošiljaoca, već i poziciju, kao i naziv preduzeća koje on predstavlja.

Kada pošaljete ponudu potencijalnom klijentu ili partneru, na kraju svakako morate izraziti zahvalnost na saradnji i nadati se daljem zajedničkom radu.

Pored pravila koja se koriste u poslovnoj korespondenciji, postoje i preporuke. Na primjer, svaki dokument upućen određenoj osobi treba da počinje riječima "poštovani" punim imenom, a ne inicijalima. Nema potrebe da koristite skraćenice u slovima, na primjer, napišite "uv". ili smanjiti položaj adresata, njegovo radno mjesto.

Upravljanje međunarodnim dokumentima smatra se najtežim, jer svaka država ima svoje nijanse komunikacije, a jezik na kojem morate dopisivati ​​sa stranim partnerima nije uvijek jasan piscu pisma, pa morate koristiti usluge prevodioci. Prije nego što pribjegnete uslugama takvog stručnjaka, trebalo bi razjasniti zna li napisati poslovno pismo na engleskom ili je riječ o banalnom doslovnom prijevodu. Ako se planira stalni tok stranih dokumenata, bolje je zaposliti službenika koji dovoljno govori strani jezik da na njemu sastavlja poslovno pismo.

Općenito, postizanje zadatka u mnogo čemu ovisi o tome kako je dokument sastavljen i kako je dizajniran. Stoga ni u kom slučaju ne treba potcijeniti važnost poslovnog bontona u komunikaciji.

Zamolnice su sastavni, važan i neophodan dio poslovne korespondencije. S jedne strane, to su taktični i diplomatski zahtjevi o aktuelnim pitanjima, s druge strane, oni su oruđe za postizanje određenih ciljeva adresata. Svrha svakog pisma zamolnice je da podstakne primaoca da preduzme određene radnje potrebne za autora pisma. Kako napisati zamolnicu kako bi se što više približili pozitivnom odgovoru?

Svako pismo zahtjeva treba da sadrži dobro osmišljeno obrazloženje i jasnu izjavu o zahtjevu. Osim toga, možete koristiti tehnike koje povećavaju učinkovitost pisanja.

Korak 1. Koga pitate?

Obratite se lično primaocu, bolje je - imenom i prezimenom:

"Dragi Ivane Ivanoviču!", "Dragi gospodine Ivanov!"

Prvo, izražavate poštovanje prema primaocu, a drugo, zahtjev upućen određenoj osobi nalaže mu odgovornost za njegovu realizaciju. Postoje situacije kada je zahtjev upućen timu ili grupi ljudi. U ovom slučaju, također je poželjno personalizirati žalbu što je više moguće:

“Poštovane kolege!”, “Poštovani rukovodioci!”, “Poštovani niži zaposleni!”, “Poštovani kadrovi!”

Korak 2. Zašto me kontaktirate?

Pohvalite primaoca. Dajući kompliment primaocu, odgovarate na njegovo pitanje: „Zašto ovo pitanje upućujete meni?“ Obratite pažnju na njegova dosadašnja dostignuća ili lične kvalitete.

“Uvijek ste spremni da saslušate i nađete najbolji način da riješite problem skoro svih koji su vam se obratili. I moram vam odati priznanje, puno ste pomogli.”

"Vi ste vodeći stručnjak u ovoj oblasti...".

“Pomogli ste mnogima da riješe najteže probleme iz oblasti…”.

Ova tehnika će omogućiti primaocu da bliže pogleda zahtjev i pokuša pronaći priliku da mu udovolji. jebi je.

Kompliment je prikladan kada su u pitanju nestandardni zahtjevi, kada treba pridobiti adresata, kada treba obratiti pažnju na određene zasluge i kvalitete koji su neophodni i bitni za ispunjenje vašeg zahtjeva.

Veoma je važno da ne prelazite granicu između komplimenta i grubog laskanja. Budite iskreni.

Korak 3. Obrazloženje zahtjeva

Svaki zahtjev mora biti obrazložen zašto upućujete ovaj zahtjev. Unesite adresata u kontekstu vašeg problema.

U ovoj fazi morate odabrati tri najznačajnija argumenta za primatelja. Najbolje je graditi argumente prema shemi: jak - srednji - najjači.

Zahtjevi dolaze u različitim nivoima složenosti, tako da primalac nije uvijek zainteresiran da ispuni nečije zahtjeve. On mora biti uvjeren da ispunjavanje zahtjeva nosi potencijalnu korist:

Zainteresujte primaoca

Ponudite da implementirate neku atraktivnu priliku za njega vezanu za ispunjenje vašeg zahtjeva:

„U svakom trenutku, poslovni, preduzimljivi ljudi nastojali su ne samo da postignu materijalni uspjeh, već i da ostave svoj trag u istoriji domovine, da budu zapamćeni po dobrim djelima, da zadobiju poštovanje.

« Uspješno djelovanje svake profesionalne zajednice je prije svega razumijevanje i podrška prijateljskih sindikata, učešće u zajedničkim događajima i projektima.».

« Naravno, vaš veliki cilj je čist i udoban grad za ljude».

Ili izrazite problem koji je veoma relevantan za vašeg primaoca:

„Vi, kao mudri vlasnik grada, vjerovatno ste zabrinuti zbog neredovnih šetnji djece različitog uzrasta na mjestima neprikladnim za to, što dovodi do češćih nezgoda i porasta maloljetničke delikvencije.

„Povećan je broj poziva vašem odjelu o nebitnim pitanjima, što oduzima mnogo neprocjenjivog radnog vremena.”

Pokažite kako vaš zahtjev može pomoći u realizaciji mogućnosti:

« A danas, kada se naša zemlja oslanja na mlade, teško je naći potrebniji, svetiji cilj od pomoći mladićima i djevojkama iz nefunkcionalnih porodica. Ima ih u našem gradu koji već pružaju ovakvu pomoć - pod pokroviteljstvom kabineta gradonačelnika, na donacije građana radi naš dobrotvorni centar „Baština“ koji teške tinejdžere podučava narodnim zanatima. ».

Ili riješite problem:

“Opremanje specijalizovanih mjesta za razonodu djece različitog uzrasta pomoći će u smanjenju maloljetničke delinkvencije i minimiziranju saobraćajnih nesreća sa djecom.”

Opišite značaj zahtjeva

Kada se primaocu nema šta ponuditi ili je to neprikladno u kontekstu ovog zahtjeva, bolje je informirati primatelja. Ovdje morate opisati situaciju što je potpunije potrebno da biste razumjeli relevantnost zahtjeva i važnost njegove implementacije. Važnost zahtjeva mora biti opisana na način da „odnese dušu“. Ako zahtjev ne spada u kategoriju "duševitih", onda morate pokazati primaocu uzročno-posljedične veze, koje će osigurati da adresat ispuni zahtjev.

“Od (datum), prema ugovoru o zakupu br. X, zakupnina za 1 m 2 iznosi 20 c.u. za jedan dan. U protekla tri mjeseca došlo je do pada trgovačke aktivnosti zbog ekonomske nestabilnosti i socijalnih nemira. Prosječna dobit od trgovanja je 10 dolara. po danu, što nije dovoljno ni za plaćanje stanarine. Ako se ništa ne preduzme, privatni poduzetnici će biti prisiljeni zatvoriti svoje poslovnice, što može negativno utjecati na vaš prihod.”

Dakle, morate jasno dati do znanja primaocu da ispunjenje zahtjeva nosi izglede za primanje materijalne ili nematerijalne koristi.

Korak 4 Izjava o zahtjevu

Kada je primalac pripremljen, možete navesti stvarni zahtjev. Tekst zahtjeva treba da bude dovoljno koncizan i krajnje jasan. Ni u kom slučaju ne bi trebalo da sadrži dvosmislenost ili potcenjivanje. Na primjer, ako govorimo o smanjenju stanarine, važno je naznačiti do kojeg nivoa:

“Molimo vas da smanjite nivo stanarine dok se situacija ne stabilizuje na 5 USD. po m2 dnevno.

Ako govorimo o pružanju usluga, onda navedite zahtjev što je više moguće, navodeći željene datume, pitanje cijene itd.:

« Za opremanje grnčarske radionice potrebna vam je peć za pečenje keramike - molimo vas da nam pomognete u nabavci. Trošak peći sa instalacijom je 998 hiljada rubalja».

U ovom primjeru nije sasvim jasno kakva se pomoć traži od primaoca. Bolje da budem konkretniji: „Molimo Vas da pomognete u nabavci peći za pečenje keramike tako što ćete uplatiti 333 hiljade USD na obračunski račun preduzeća za proizvodnju i ugradnju peći.“

Šta god da tražite, primalac mora tačno znati kada, šta, koliko i po kojoj ceni želite da dobijete. Generalizirani zahtjev je u većoj opasnosti od odbijanja jer adresat nema uvijek vremena i želje da se bavi detaljima. Osim toga, rizikujete da ne dobijete ono što želite prenošenjem inicijative na primaoca.

Na primjer, privatni poduzetnici su napisali pismo u kojem traže smanjenje stanarine, ali nisu naveli na koji nivo žele smanjiti najam:

“Molimo vas da smanjite nivo stanarine dok se situacija ne stabilizuje.”

Kao rezultat toga, dobili su smanjenje zakupnine, ali neznatno (za 1% postojeće). Tako je njihov zahtjev uslišen, ali se malo promijenila pozicija inicijatora pisma.

U nekim slučajevima, tekst zahtjeva može biti podebljan tako da se ističe u tekstu, ali nemojte zloupotrebljavati ovu tehniku.

Korak 5. Sažmite svoj zahtjev.

Ponovite svoj zahtjev i naglasite kakvu će korist primatelj dobiti ako zahtjev bude ispunjen. Zahtjev treba malo izmijeniti. Najbolje je izgraditi rečenicu prema šemi: "Ako ispunite zahtjev, tada ćete biti sretni."

“Ako pođete s nama i snizite rentu na neko vrijeme dok se situacija u regionu ne stabilizuje, ne samo da ćete moći sačuvati više od 150 radnih mjesta, već nećete imati globalne gubitke zbog potpunog nedostatka rente. ”

Ali mogu postojati i druge opcije:

“Možete biti sigurni da će svaka rublja vaših dobrotvornih donacija otići u dobrotvorne svrhe i pomoći djeci koja se nađu u teškoj situaciji da odrastu u dostojne građane.”

„Možete biti sigurni da će vam svaki dječiji osmijeh pružiti moralnu satisfakciju od vašeg teškog rada, a vaš trud i trud ulaganje u dostojne i sretne građane bliske budućnosti.

Glavna stvar je ponoviti značenje zahtjeva i prednosti njegove implementacije. Korist ne mora biti materijalna. Zapamtite da je adresat osoba i da mu osjećaji nisu strani.

PRIMJER:

I ne zaboravite na dizajn pisma - ovo je "lice" organizacije. Ako je inicijator zamolnice organizacija, onda se takvo pismo sastavlja na memorandumu koji potpisuje rukovodilac ili ovlašćeno lice. Ako je privatna osoba, onda je dovoljno pridržavati se osnovnih normi u rasporedu elemenata pisma. Ovi detalji su pravno i psihološki veoma važni za primaoca i formiranje ispravne slike pošiljaoca.

	-
	-	Šaljete stotine prodajnih prijedloga, zahtjeva i drugih poslovnih e-poruka svaki dan, ali ne dobijate poruku koju želite? Ne znate kako da nenametljivo i ljubazno podsjetite primatelja na njegove obaveze? Tada će vam online obuka svakako pomoći. "Poslovne vještine pisanja"! Možete ga proći u bilo koje vrijeme.	-	-
	-

U komercijalnim i građanskim aktivnostima često je potrebno obratiti se službenicima.

Svaka žalba mora biti u pisanoj formi. Službena pisma se šalju u raznim slučajevima. To može biti: zahtjev za plaćanje, zahtjev za isporuku proizvoda bez plaćanja, zahtjev za vraćanje duga i tako dalje.

Za službene žalbe ne primjenjuju se posebni obrasci. Zakonodavstvo Ruske Federacije pretpostavlja slobodno pisanje. Ali osim toga, postoje opšte prihvaćene norme. Njihova upotreba omogućava primjenu pravnog statusa na pisma. Nedostatak potrebnih uslova i atributa ne dozvoljava nam da ih smatramo službenom prepiskom.

Stoga, prije nego što službeno kontaktirate primatelja, morate se upoznati s besplatnim uzorcima i primjerima. Mogu se nabaviti putem linkova ispod ove publikacije. Ovaj članak s objašnjenjem može poslužiti kao dobra pomoć pri pisanju.

Struktura i atributi službenih pisama

Službena korespondencija se vodi na listovima A4 formata. Štaviše, za kompanije (pravna lica) koristi se memorandum. Već pretpostavlja prisustvo informacija koje identifikuju registraciju.

Ovaj zahtjev ne eliminira potrebu za "kapom". Napisano je u gornjem desnom dijelu lista. Označava naziv organizacije primaoca i službenika. Takođe je moguće upisati naziv preduzeća, odeljenja, rukovodioca, pošiljaoca.

Nasuprot - lijevo je mjesto za odlazne/dolazne oznake. Sadrže broj, datum i grad. Shodno tome, pošiljalac stavlja odlazni, a primalac dolazni. Za primaoca je neophodan uslov da navede poziciju i osobu koja registruje dokument.

Sljedeći (ispod) je sam tekst. Za neka slova je moguće napisati naslov (opciono). Ispod teksta morate navesti puni naziv pozicije ovlaštene osobe, njegovo prezime, ime, patronim, kontakt telefon, podatke o izvođaču (ako ih ima). Nasuprot ovih podataka stavlja se potpis ovlašćenog lica. Ovaj potpis je ovjeren pečatom organizacije koja šalje.

Stil govora i pisanja

S obzirom da je u pitanju službena prepiska, govor bi trebao biti poslovni. Odnosno, tekst ne bi trebao sadržavati nikakve literarne obrte (poređenja, metafore, alegorije). Treba shvatiti da osoba koja je primila poruku najvjerovatnije nema dovoljno vremena za čitanje nepotrebnih književnih okreta.

Struktura teksta službenog pisma je sljedeća: na njegovom početku je dat informativni dio. Opisuje odnos između pošiljaoca i primaoca. Dalje u tekstu potrebno je opisati suštinu problema.

Opis treba da bude sažet i potkrijepljen krajnjim datumima, brojkama, dokazima.

Nakon toga, potrebno je predložiti željeni scenario razvoja događaja u cilju rješavanja problema.

Ispod je standardni obrazac i uzorak službenog pisma, čija se verzija može besplatno preuzeti.